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Gestión de pagos

Si has configurado pago manual, online y/o crédito, puedes utilizar estos consejos para gestionar pagos, manejar excepciones y realizar reembolsos a través de tu calendario de reservas.

Vista general y gestión de pagos

Los iconos P y + se utilizan para indicar el estado de los pagos; la P indica que el pago está pendiente, mientras que el + significa que el pago se ha completado y la reserva está aprobada. Para el sistema de crédito, indica que la reserva se pagó de forma parcial con crédito. Además, indica que el pago está en progreso, mientras que la L señala que el usuario eligió pagar más tarde. Hay algunos símbolos relacionados con fallos en los pagos que se pueden encontrar en la lista de todos los códigos de estado.

Vista completa de citas

Si eliges trabajar con el pago manual a través de transferencia bancaria, cheque o tarjeta de crédito, las citas se mostrarán como pendientes de aprobación: P en tu calendario de reservas. Una vez que recibas el pago o verifiques la información de la tarjeta de crédito, tendrás que aprobar manualmente la reserva (ver Gestionar citas y clientes).

Si activas la opción tienda online en tu calendario de reservas, se habilitará un resumen de los pagos relacionados con la tienda dentro de tu cuenta Paypal.

Sobreescribir el estado de pago

Puede haber ocasiones en que necesitas anular el proceso de aprobación manualmente. Por ejemplo, quizás quieres marcar una reserva como pagada porque quieres darla gratis o has recibido el pago a través de otro canal. Cuando veas los detalles de reserva como administrador, verás Aprobar o Revertir, lo que se puede utilizar para anular/revertir el estado actual.

Approval pop-up

Restaurar las reservas caducadas

Cuando un usuario realiza una reserva, pero no se completa totalmente el proceso de pago, la reserva caducará a los 15 minutos y se moverá a la papelera para liberar espacio. En la papelera, las reservas caducadas se pueden marcar con un icono T. Si quieres restaurar una reserva después de que ha caducado, ve a Supervisar > Vista general > Mostrar papelera, haz clic en el icono image a la derecha de la reserva en cuestión y luego haz click en Restaurar reserva.

Restaurar después del tiempo de espera

Si un usuario necesita más de 15 minutos para pagar y el pago caduca de forma automática, se restablecerá la reserva correspondiente desde la papelera también de forma automática. En este caso, hay una pequeña opción de que otro cliente pueda haber tomado su lugar en el tiempo intermedio. Si eso ocurre, el administrador recibirá un e-mail de alerta para resolver la doble reserva de forma manual.

Reembolsos

Cuando utilizas el pago online y quieres reembolsar el dinero a un cliente, puedes hacerlo a través de Paypal. Después de reembolsar el pago a través de Paypal, la reserva asociada se marcará automáticamente como reembolsada en tu calendario de reservas y se moverá a la papelera. Fíjate en que si tú o tus usuarios cancelan una reserva en tu calendario de reservas online, no se reembolsará el dinero de forma automática desde Paypal.

El sistema no distingue entre reembolsos completos y parciales. Si reembolsas una parte de una reserva, la reserva se moverá a la papelera. Si no quieres que ocurra esto, puedes restaurar la reserva desde la papelera como describimos anteriormente.

Si has habilitado el sistema de crédito y permites a los usuarios cancelar sus reservas, los créditos se reembolsarán automáticamente al usuario una vez que cancele la reserva.

Acceder a la información de la tarjeta de crédito

Cuando tus clientes introducen la información de su tarjeta de crédito en la pantalla de salida, ¿cómo te llega esa información? Por razones de seguridad, no es posible enviar los detalles de la tarjeta de crédito por correo electrónico, por lo que debes acceder a tu calendario de reservas online para recuperar la información. Para facilitar este proceso, puedes especificar que quieres recibir un correo de notificación para cada transacción a través de Configurar> proceso. Este correo electrónico contiene un enlace directo a un servidor seguro, donde tendrás que iniciar sesión con tu nombre de usuario y contraseña.

Datos de tarjeta de crédito

El icono del estado del pago de las reservas que tienen información de tarjeta de crédito asociada contiene un enlace a esta información: P. Sólo el administrador y los súper usuarios pueden ver esta información, siempre que hayan iniciado sesión. Para ver el número de tarjeta de crédito completo, es necesario que hagas clic en el enlace Revelar para cambiarte a una conexión cifrada que permita enviar los datos de la tarjeta de crédito con seguridad.

Gestionar créditos

Puedes actualizar los niveles de crédito de los usuarios individuales a través de Gestión de usuario. Si te hace falta hacer cambios masivos en los datos de todos los usuarios, puedes exportar la base de datos de clientes a un formato CSV (separado por coma) a través de Exportar. Puedes aplicar los cambios, guardar el archivo y actualizarlo de nuevo a través de Importar. Fíjate en que Importar sólo permite archivos CSV.

Restablecer crédito mensual

Enr Control de acceso podrás elegir que el nivel de crédito de los usuarios se reestablezca de forma automática a un valor predefinido en el primer día de cada mes.