Trabajar con facturación o pago manual

Si no deseas recibir el pago en el momento de la reserva, puedes utilizar la facturación o manejar el pago manualmente. También es posible que solo desees mostrar un precio, pero mantener el resto del proceso de pago fuera del sistema de reservas.

A diferencia de la opción de pago online, en este caso el sistema no puede mostrar automáticamente si el pago realmente se ha realizado. Para la facturación, verificarías el estado del pago con tu proveedor de facturación. Para la opción de pago manual, el sistema ofrece un botón “Aprobar” en cada reserva que puedes usar cuando recibas el pago.

Si no deseas rastrear el pago en SuperSaaS, selecciona Pago y aprobación no necesario para la opción ¿Pedir pago o aprobación? en la pestaña Configurar > Proceso. Si, por el contrario, deseas utilizar la facturación o realizar un seguimiento de los pagos manualmente, selecciona Completar pago antes de continuar. Ten en cuenta que “Completar pago” en este contexto implica el envío de una factura, o la presentación de instrucciones de pago. El pago mismo de hecho se realiza más tarde.

Facturación

Para poder utilizar la facturación, deberás tener una cuenta con un proveedor de facturación compatible. Actualmente, apoyamos Stripe, PayPal, Moneybird, y Paystack. Deberás crear una cuenta con uno de ellos antes de poder configurar la facturación en SuperSaaS.

Cómo funciona la facturación

Cuando se ha configurado la facturación y un usuario crea una cita, verá un botón “Crear factura” en la pantalla de pago. Después de que el usuario haga clic en este botón, la factura se almacenará hasta que llegue el momento de enviarla. Cuando llegue el momento, se enviará a tu proveedor de facturación, quien enviará la factura al cliente. El proveedor de facturación puede rastrear si la factura ha sido pagada. En SuperSaaS solo puede ver si la factura se envió.

En la pantalla Pagos especificas cuánto tiempo después (o antes) de la cita se debe enviar la factura. La reprogramación de una reserva hará que la factura también se reprograme (suponiendo que aún no se haya enviado). Si eliminas una reserva antes de que se haya enviado la factura, ya no se enviará la factura. La pantalla Pagos contiene un enlace a una lista de todas las facturas que esperan ser enviadas. Ahí puedes eliminar manualmente las facturas o enviarlas de inmediato. Las reservas que tienen una factura pendiente de envío se marcarán con una I en el horario.

Ten en cuenta que las facturas se generan en lotes, por lo que una factura puede tardar un tiempo en aparecer. Cuando miras una reserva en tu horario o en la pantalla Supervisar, te indicará si la factura ha sido enviada con el indicador +I y el texto “Factura enviada”.

Configurar la facturación

Stripe

Para Stripe, ve a la sección “API keys” en tu cuenta de Stripe.

• Crea una nueva clave “Restricted key”
• Dale el permiso “write” en los tipos de recursos “Customers”, “Credit notes” e “Invoices”.
• Copia esta nueva clave “Restricted key”.
• Ahora cambia el interruptor “Test Mode” en la parte superior de la página y repite esos pasos para obtener una clave de prueba “Restricted test key”. La clave de prueba se usa para simular facturas sin enviarlas realmente, mientras que la clave en vivo (“live key”) realmente enviará facturas a tus clientes.
• Añade las claves en la pantalla Pagos y haz clic en Guardar cambios.
• Asegúrate también de haber habilitado al menos un método de pago en la sección Payment Methods en tu cuenta de Stripe. Esto te permite especificar la forma en que tus clientes pueden pagar las facturas en línea.

Pago manual

Si deseas recibir pagos, pero prefieres no utilizar una de las opciones de pago integradas, SuperSaaS te ofrece la opción de manejar los pagos manualmente.

Al momento del check-out, a los clientes se les presentan instrucciones de pago y una vez recibas su pago, apruebas manualmente su reserva en SuperSaaS. Esta opción es especialmente útil para solicitar cheques o transferencias bancarias, dos métodos de pago que siguen siendo comunes en muchos países europeos.

3. En la pantalla de Pagos que aparece, debajo de ‘Configuración general’, selecciona el primer Modo de pasarela: Manual – Transferencia bancaria o cheque y haz clic en Guardar cambios. Esto te devolverá al Panel de control.
4. Vuelve a la pantalla de Configurar del horario en cuestión y selecciona la pestaña Disposición.

5. En la parte inferior de la página encontrarás el campo Texto que se muestra al terminar un pago. Aquí puedes introducir tus instrucciones de pago, como “Por favor, envíe un cheque a pagar a Mi Compañía”.

Igual que con pago online, con facturación y pago manual también tienes las dos siguientes opciones adicionales:

• Pedir aprobación del administrador antes de confirmar – Con esta opción, no se le pide al usuario de pagar. La reserva se crea de inmediato, pero con estado ‘Pendiente de aprobación’, y no se mandan las confirmaciones hasta que el administrador o un superusuario apruebe la reserva.
• Pedir pago, pero permitir que el usuario pague más tarde – Con esta opción, en la pantalla de pago aparecerá un botón adicional Pagar luego, que al hacer clic creará la reserva de inmediato, pero con estado ‘Pagar luego’. El administrador o superusuario entonces puede aprobar la reserva manualmente después de recibir el pago. Para facturación y pago manual no recomendamos utilizar esta opción, porque en estos casos el usuario ya paga más tarde. De hecho, la opción no añada nada para el usuario.