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Gestionar citas y clientes

Utiliza la sección Supervisar de tu horario de citas para gestionar tu programa en el día a día. Aquí es donde podrás revisar tus reservas, aprobarlas o rechazarlas. También puedes conocer cómo los usuarios interactúan con tu horario a través de los informes diarios, semanales o mensuales.

Puedes acceder a los datos de toso los usuarios o realizar citas en su nombre a través de Gestión de usuarios. Si has seleccionado un término diferente para tus usuarios, como por ejemplo “clientes”, esta sección se llamará Gestión de clientes.

En tu panel encontrarás también las opciones Importar y Exportar. Estas características te permiten importar y exportar datos de usuarios en varios formatos desde y hacia tu horario de citas.

Revisar tus reservas

A través de Supervisar> Vista completa, puedes revistar todas las próximas citas. Puedes acceder a una vista completa de las reservas antiguas y borradas a través de los enlaces “Mostrar historial” y “Mostrar papelera” respectivamente. La vista completa se puede clasificar haciendo clic en la cabecera de las columnas. Si tu horario tiene múltiples recursos o servicios, tendrás disponible un menú desplegable para filtrar citas para algunos de ellos.

Vista general de citas

Si utilizas la barra de búsqueda debajo la vista completa, podrás encontrar las reservas de una persona particular en tu programa de citas. Otra forma de conseguir ver una vista completa de las citas de alguien (cruzando varios horarios) es a través de Gestión de usuarios.

La información que se muestra en la vista completa se configura mediante Configurar > Disposición. Aquí se puede seleccionar cualquiera de los campos de datos de reservas obligatorios y opcionales, incluyendo los campos personalizados, que se mostrarán como columnas en vista de lista, al igual que la vista completa.

Elegir campos para vista de lista

A la derecha de cada entrada, verás dos o más iconos. Si haces click en el icono de horario Schedule icon, se te mostrarán las citas/espacios en el horario, mientras que el icono Edit icon te permite hacer cambios en las citas/espacios (ver abajo). En un horario de citas de capacidad, el icono del catalejo Spyglass icon te permitirá aumentar la vista de las reservas para un espacio en particular.

Para los horarios de citas con configuraciones de pago o aprobación, el sistema también te muestra una columna con símbolos como + o C. Puedes colocar el cursor sobre el símbolo para ver una ventana emergente con una explicación sobre el mismo, de modo que también puedes ver una lista de status codes.

Aprobar reservas manualmente

Si trabajas con la aprobación del administrador, también verás un icono P en la vista general de reservas para las reservas pendientes, o un icono + para las reservas que ya se han aprobado; y un icono si se pagó con créditos. En la vista de horario de cita, las reservas que todavía no se han aprobado se mostrarán con una sombra más clara. El administrador puede elegir recibir un correo electrónico para cada solicitud de aprobación (ver Configurar el proceso de reserva).

Ventana emergente de aprobación

Para aprobar una reserva, hac click en editar icono para una cita en particular. En la ventana emergente que aparece, verás el estado de la reserva en azul y la opción para Aprobar. Si la reserva ya se ha aprobado, verás la opción de Revertir, lo que te permitirá revocar tu aprobación si lo consideras necesario.

Si te gustaría que otras personas puedan recibir solicitudes de aprobación, puedes aplicar reglas de reenvío en tu cuenta de correo electrónico. La mayoría de programas de correo electrónico se pueden configurar para reenviar un correo electrónico basándose en el título, por lo que podrías incluso reenviar las aprobaciones para una clase particular a un profesor específico.

Fíjate en que los usuarios también pueden tener acceso a la vista general de reservas. Por defecto, los súper usuarios pueden aprobar reservas en tu horario de citas. Esto se puede cambiar si lo consideras necesario, a través de Configurar> Acceso, si desactivas la opción Permitir a los súper usuarios cambiar las reservas de otras personas (ver también Superusuarios' access rights).

Crear citas en nombre de alguien

Si recibes una reserva por teléfono o correo electrónico, quizás quieras añadirla al calendario por ti mismo. Pero dado que has iniciado sesión como administrador, se mostrará que la reserva pertenece al administrador. Para evitar esto, puede que te interese actuar en nombre de alguien.

Si quieres hacer esto, ve a Gestión de usuario. Sólo puedes actuar en nombre de usuarios registrados. Si esa persona no está registrada, necesitarás crear un nuevo usuario.

A continuación, haz clic en la flecha azul Act on behalf a la derecha de los datos de usuario. Esto te llevará a tu panel, donde puedes seleccionar el horario que quieres utilizar para la reserva. En la barra de arriba, cerca de tu nombre de usuario, verás el nombre de usuario o dirección de correo de la persona en cuyo nombre estás actuando.

Si ahora realizas una reserva, se introducirá en la lista con su nombre, seguido de una barra inclinada y el nombre del administrador o súper usuario que creó la reserva. Esto te asegura que la reserva se puede clasificar en la agenda de los usuarios y que se envían de forma automática los correos electrónicos de confirmación y recordatorio, en caso de que estos se hayan configurado.

Actuar en nombre del indicador en la barra superior

Mientras actúas como alguien más, conservas sin embargo tus propios privilegios. Por tanto, incluso si restringiste la información que pueden ver los usuarios normales, tú sí que podrás verla cuando actúes en nombre de un usuario.

Para dejar de actuar en el nombre de alguien, simplemente haz clic en el nombre de usuario en la esquina de la parte derecha de la pantalla.

Ten en cuenta que si tu horario de citas no requiere que los usuarios se registren, no podrás actuar en su nombre. Sin embargo, puedes todavía crear citas como administrador y luego enviar los correos de confirmación a los usuarios no registrados. Para hacer esto, asegúrate de que la opción Utilizar dirección de e-mail como nombre de usuario está desactivada en las opciones del Control de acceso, y habilita el campo de correo electrónico a través de Configurar> Process. Haciendo esto, permitirás introducir una dirección de correo electrónico para cada reserva que crees como administrador. Si has configured email confirmations, se enviará una confirmación automáticamente.

Informes

Puedes acceder a varios informes estándar a través de ‘Supervisar’ > Informes. Utilizar los diferentes selectores podrás tener una visión más clara del comportamiento de las reservas cada día, semana o mes en un período determinado de tiempo. Los datos que se utilizan para generar los gráficos/informes se pueden descargar en formato CSV o XLS haciendo clic en Download.

Informe de uso

Ten en cuenta que si todo lo que necesitas son los datos de reserva sin procesar en un período determinado de tiempo, deberías utilizar la opción de descarga Supervisar> Descargar. Los datos se pueden utilizar para generar informes personalizados en Excel, Numbers o Google Docs para tu horario de citas online.

Gestión de usuario

Puedes acceder a los datos de clientes o usuarios a través de Gestión de usuario. Si trabajas con el sistema de crédito, puedes utilizar la opción image para manipular usuarios individuales' credit. De la misma forma, puedes cambiar el rol de usuario desde los usuarios corrientes a los súper usuarios. Si lo deseas, también puedes bloquearles el acceso a tu sistema de reservas.

Si uno de los usuarios registrados se comporta mal, no deberías borrar su cuenta, ya que eso permitiría al usuario volver a registrarse. En lugar de eso, puedes bloquear la cuenta del usuario específico. Para bloquear la cuenta, haz clic en el icono editar imageN y activa la opción Bloqueado junto a la opción "Rol". Si haces clic en el icono del catalejo que hay cerca del perfil de usuario, podrás ver la actividad de todos los usuarios, por lo que podrás deshacer rápidamente cualquier actividad no deseada.
Editar datos de usuario

La opción Exportar se encuentra en el menú de la parte derecha de tu panel. Puedes utilizar esto para descargar los datos de todos los usuarios, ya sea en formato CSV, XLS, XML o VCF/vCard. Si necesitas hacer cambios masivos en los datos, puedes exportar la base de datos de clientes a formato CSV. A continuación puedes aplicar los cambios, guardarlos como un archivo CSV separado por comas y subir ese archivo a tu horario de citas a través de Importar. Por favor, ten en cuenta que Importar sólo puede procesar archivos (CSV) separados por comas.

Importar usuarios a tu horario de citas

Solución de problemas

Si, durante la importación de un archivo, ves un error como “CSV mal formado: secuencia de bytes inválida en UTF-8”, comprueba lo siguiente:

  1. Por favor, asegúrate de que has guardado el archivo en formato CSV.
  2. A veces las letras con acentos diacríticos como “é” pueden producir errores. Estas marcas pueden retirarse manualmente, pero generalmente es más rápido copiar el archivo a Google Docs y subirlo desde ahí.
  3. Por favor, asegúrate de que el archivo está separado por comas. Las versiones antiguas de Excel a veces guardan los archivos utilizando un formato separado por punto y coma.. La solución de Google Docs que se menció anteriormente también resolvería este problema.