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Configurar restricciones de reserva

Al utilizar restricciones, puedes guiar el comportamiento tanto de tu horario como de los usuarios. Esto te permitirá especificar con detalle cuántas reservas se pueden crear y en cuánto tiempo.

Las restricciones permiten también controlar el máximo número posible de citas próximas en tu cuenta, por lo que no te verás forzado repentinamente a actualizar a una suscripción más grande.

Restricciones de horario

A través de Configurar> Recursos > (o Configurar > Servicios en caso de un horario de Servicio), tienes disponible varias restricciones para controlar la forma de actuar de tu horario. Esto te permitirá definir los límites por usuario y/o casilla. Las restricciones de tiempo te ayudarán a controlar cuándo los usuarios pueden reservar cualquier recurso o servicio.

Límites por usuario

Cada uno de los tipos de horarios te permite controlar cuántas citas pueden hacer los usuarios por día, semana o mes, en total o en el futuro. Tales restricciones se pueden utilizar, por ejemplo, cuando trabajas con una estructura de membresía que permite un número limitado de reservas por miembro y por semana.

Límite por usuario

Límites por casilla

Además de estos límites por usuario, los horarios de Capacidad también te permiten controlar el número de reservas que se hacen por casilla (capacidad predeterminada por casilla). También puedes controlar si el mismo usuario puede hacer múltiples reservas para una celda individual. Esta opción añadirá un campo “Cantidad” al diálogo de reserva, permitiendo a los usuarios, por ejemplo, especificar el número de sitios que pueden reservar.

Limites por casilla
Puedes renombrar el campo “Cantidad” por algo más apropiado para tu situación, quizás “Número de tickets”, en la página Configurar > Proceso, haciendo clic en el enlace “Personalizar” en la tabla.

Por defecto, la información de capacidad está visible para todos los usuarios. Si eliges ocultarla, en su lugar se mostrará información sobre si hay una casilla disponible o no.

Puedes también permitir a un usuario individual hacer reservas múltiples para la misma casilla. Esto permitiría a un usuario, por ejemplo, hacer reservas para sus amigos utilizando su propia cuenta de usuario.

Lista de espera

Si restringes la capacidad de las celdas, tienes la opción de permitir el exceso de reservas. Una vez que una celda alcanza la capacidad, las reservas adicionales pasan a situarse en la lista de espera. El exceso de reservas se puede restringir a los súper usuarios y al administrador o estar permitido para todos los usuarios de tu horario. En el caso de este último, puedes elegir poner usuarios en la lista de espera automáticamente. o dejar que los usuarios decidan si quieren ir a la lista de espera.

Overbooking

Puedes elegir si quieres que los usuarios de una lista de espera se coloquen automáticamente cuando se cancele otra reserva, o si lo harás de forma manual.

Cuando un usuario se encuentre en una lista de espera, se le notificará de acuerdo a las configuración general de notificaciones. Dado que las notificaciones de correo electrónico están habilitadas, los usuarios recibirán un correo de confirmación una vez que tengan su plaza.

Fíjate en que una vez se habilita la característica de lista de espera, aparece un ajuste adicional en la etiqueta ¿Requiere pago o aprobación? En la página Configurar> Proceso; esta configuración permite a los usuarios que aparecen en la lista de espera pagar después de que se hayan colocado en lugar de al hacer la reserva.

Restricciones de tiempo

Dependiendo del tipo de horario, tienes varias restricciones disponibles para controlar la duración u hora de inicio de las reservas.

Duración de las reservas

En un horario de Capacidad, la longitud de una casilla determina la duración de las reservas. La duración predeterminada de una casilla se selecciona a través de Configurar > Recursos. Esta duración se utiliza para cualquier nueva casilla que crees en el calendario. Sin embargo, también puedes ajustar fácilmente la longitud de una casilla individual desde la predeterminada durante la creación, o después de que se haya creado. Cambiar la duración o descripción de una casilla, o modificarla hacia otra fecha, no afectará en ninguna forma a cualquier reserva que ésta contenga.

Duración por defecto de las casillas en los horarios de capacidad

En caso de un horario de Recurso, puedes elegir entre tres formas para determinar la duración de la reserva. Puedes elegir que los usuarios determinen los tiempos de inicio y fin, trabajar con duraciones fijas o dejar que dependa del recurso o servicio seleccionado en un menú desplegable, llamado “selector de duración”.

Duración de las reservas

Aparte de la duración por defecto, la primera opción también permite hacer cumplir una duración mínima o máxima. Además, el campo Regulador de tiempo puede utilizarse para programar un tiempo entre las reservas posteriores, ya que por ejemplo hará falta algún tiempo para limpiar entre una cita y otra.

Duración por defecto en los horarios de recursos

Cuando utilizas la opción de duración fija, el campo de duración por defecto se utilizará para especificar la duración de todas las reservas que se hagan. Puedes también especificar algún tiempo entre dos reservas subsiguientes, utilizando el campo Regulador de tiempo.

Al seleccionar la tercera opción, aparecerá una nueva área de texto donde cada una de las opciones para el selector de duración se tiene que introducir como una línea separada. Dicha línea puede consistir en una pequeña descripción del recurso o servicio, seguido por una duración en formato H:MM o D:HH:MM. Opcionalmente, puedes añadir un precio (ver también Presentar precios).

Lista de selección de opciones para selector de duración
Si no quieres enumerar todas las combinaciones posibles, una alternativa consistiría en trabajar con un menú desplegable personalizado formulario en el que los usuarios seleccionen un producto o servicio. Esto se puede combinar con el selector de duración en la pestaña Proceso. Si algunas duraciones sólo están disponibles para algunos productos o servicios, puedes utilizar las reglas de precios para hacer que una duración no esté disponible cuando se seleccionen ciertas opciones.

Restricciones del tiempo de inicio

Aparte de la duración de las reservas, también puedes configurar tu horario en una forma que permita a los usuarios crear reservas sólo a horas específicas de tiempo. Puedes especificar tiempos de inicio explícitamente, por ejemplo. 9:00 AM, 9:30 AM, 10:00 AM, etc., o crear los llamados patrones. El estándar *:00, *:20, *:40, por ejemplo, permitiría que las nuevas reservas empiecen cada hora, a la hora, en 20 o 40 minutos.

Restricciones del tiempo de inicio

La opción Sólo revelar la primera hora de inicio disponible para cada día hará que haya sólo un lugar abierto disponible cada vez. Esto fuerza a las personas a realizar reservas adyacentes, las cuales previenen agujeros abiertos en el horario, un concepto a veces llamado “reserva de grupo”. Cuando se cancela una cita ese espacio se abrirá primero para rellenar el hueco. Como administrador, todavía serás capaz de hacer click en el tiempo de inicio y ajustarlo manualmente para reservar en cualquier lugar.

Cuando no utilizas restricciones de tiempo de inicio, las citas pueden empezar potencialmente en cualquier parte. En ese caso, puedes considerar configurar un tiempo de redondeo adecuado. De esta forma, puedes evitar que los usuarios reserven tiempos irregulares como de 12:07 a 12:23, lo que dejaría tu horario lleno de agujeros. Cuando utilizas la característica de los tiempos de redondeo en combinación con las restricciones de tiempo de inicio, sólo se redondeará el tiempo de finalización.

Cuando seleccionas Tiempos redondeadosal día más cercano, la interfaz de usuario omitirá las horas y minutos que se muestran. Esto es útil para los eventos multi-día, como alquilar una casa de vacaciones, donde no sería apropiado especificar un tiempo en minutos. Puedes también restringir los tiempos de duración que los clientes pueden reservar especificando tus horas de apertura y añadiendo días especiales como las fiestas nacionales y vacaciones. Esto se puede hacer a través de Supervisar > Horas de apertura / Días especiales.

Restricciones de proceso

Además de las restricciones de horario de las que hablamos anteriormente, hay también un pequeño conjunto de restricciones que te permiten controlar el tiempo del proceso de reserva.

Añadir y cambiar reservas

A través de Configurar> Proceso puedes especificar a partir de qué momento ya no se puede cambiar o borrar una reserva, así como cuándo se pueden añadir las reservas.

¿Cuándo se pueden hacer las reservas?

Fíjate en que si permites a los horarios reservar sólo con un día de antelación, no será posible para ellos hacer una reserva para las 2:00 PM del día siguiente, si todavía no son las 2:00 PM del día anterior. Si en lugar de eso quieres que esté el día completo disponible para hacer reservas, entonces selecciona “Hacer que el día entero esté disponible en las horas de apertura”.

Restricciones de interacción en los horarios de Servicio

En un horario de servicio, el sistema tiene en cuenta la disponibilidad de cada recurso del que depende el servicio. Hay un número de restricciones de programación que se pueden configurar en el horario de cada recurso dependiente:

  • Horas de apertura
  • Días especiales como vacaciones
  • Límite de cuánto tiempo de antelación se puede hacer una reserva
  • Límite de citas por período de tiempo o en total
  • Asegurarse de que esté disponible un Calendario de Google sincronizado

Un período de tiempo sólo está disponible si cumple con todas las restricciones, incluyendo las restricciones para cada recurso del que dependel servicio.

La pestaña de horas de apertura para cada horario, en la pantalla de "Supervisar", tiene una sección en la parte de abajo que determina cómo se aplica la información disponible y una casa de verificación que permite al administrador ignorar todas las restricciones de tiempo para el horario. Si apagas una restricción ahí, se ignorará también en cualquier servicio dependiente.

Todas las otras configuraciones de un horario sólo se aplican a las reservas hechas en ese horario particular. Concretamente, sólo se envía un correo de confirmación y un correo recordatorio, tal como se define en la configuración de confirmación en el horario en el que el usuario creó la reserva.