Establecer limitaciones de reservas

Puedes ajustar la capacidad de cada ranura de tiempo individualmente al crearla o editarla en la pestaña Supervisar > Resumen, independientemente de la capacidad predeterminada. Para establecer una ranura con capacidad ilimitada, introduce un guion (‘-’) en el campo de capacidad. Si solo quieres mostrar una ranura sin permitir reservas, establece la capacidad en 0.

Por defecto, la información de capacidad está visible para todos los usuarios. Si eliges ocultarla, en su lugar se mostrará información sobre si una ranura está disponible o no.

Si permites más de una reserva por usuario para la misma ranura, aparecerá un campo “Cantidad” en el diálogo de reserva, permitiendo a los usuarios especificar el número de plazas que quieren reservar. Es útil para permitir a los usuarios hacer reservas para sus amigos.

Puedes también permitir a los usuarios hacer reservas que se solapan entre sí. Esto no permite exceder el límite por ranura, pero si hay ranuras que tienen lugar a la misma hora, los usuarios podrán hacer reservas en todas. Puede ser útil si hay ranuras que se solapan solo unos minutos en el principio y el final, o para permitir a los usuarios hacer reservas para sus amigos.

El exceso de reservas se puede restringir a los superusuarios y al administrador, o permitir para todos los usuarios de tu horario. En el primer caso, el administrador y los superusuarios pueden exceder la capacidad de una ranura. En el último caso, todo el mundo puede exceder la capacidad de una ranura; la capacidad es solamente informativo. Si eliges de poner los excesos en la lista de espera, las reservas en exceso se ponen en la lista de espera independientemente de si fueron creadas por un usuario normal, un superusuario, o el administrador.

Puedes elegir si quieres que los usuarios en la lista de espera se coloquen automáticamente cuando se cancele otra reserva, o si lo harás de forma manual. La colocación automática nunca excederá la capacidad de una ranura. Eligiendo la colocación automática, todavía está disponible la posibilidad de colocar una reserva manualmente.

Cuando un usuario se pone en una lista de espera, se le notificará de acuerdo a las configuraciones de las notificaciones. Dado que las notificaciones de correo electrónico están habilitadas, los usuarios también recibirán un correo de confirmación una vez que se coloquen desde la lista de espera en la ranura.

Fíjate en que una vez se habilita la lista de espera, aparece un ajuste adicional en la etiqueta ¿Pedir pago o aprobación? en la página Configurar > Proceso. Esta configuración permite a los usuarios que se ponen en la lista de espera pagar al colocarse en la ranura, en lugar de al intentar hacer la reserva.

En un horario de capacidad, la duración de una ranura determina la duración de las reservas. La duración predeterminada de una ranura se define en Configurar > Recursos. Esta duración se utiliza para cualquier nueva ranura que crees en el calendario. Puedes ajustar fácilmente la duración de una ranura individual durante la creación, o después de que se haya creado. Cambiar la duración o descripción de una ranura, o modificarla hacia otra fecha, no afectará en ninguna forma a cualquier reserva que esta ya contenga.

En caso de un horario de recursos, puedes elegir entre tres formas para determinar la duración de las reservas. Puedes elegir que los usuarios determinen los tiempos de inicio y finalización, trabajar con duraciones fijas o dejar que dependa de la opción seleccionada en un menú desplegable que puedes definir.

Aparte de una duración predeterminada, la primera opción también permite hacer cumplir una duración mínima o máxima. Además, el campo Tiempo de amortiguación entre reservas puede utilizarse para programar un tiempo entre las reservas, ya que por ejemplo hará falta algún tiempo para limpiar entre una cita y otra.

Cuando utilizas la segunda opción de una duración fija, el campo de Duración predeterminada de nuevas reservas se utilizará para especificar la duración de todas las reservas que se hagan. En este caso también puedes especificar el Tiempo de amortiguación entre reservas.

Al seleccionar la tercera opción, aparecerá una nueva área de texto donde cada una de las opciones se tiene que introducir en una línea separada. Dicha línea puede consistir en una pequeña descripción de la opción, seguido por una duración en formato H:MM o D:HH:MM. Opcionalmente, puedes añadir un precio (ver también Presentar precios). Ten en cuenta que esta función utiliza uno de los dos campos personalizados disponibles en el horario. También en este caso puedes especificar el Tiempo de amortiguación entre reservas.

El horario de servicios no tiene una duración predeterminada como los otros dos tipos de horario. Al crear un servicio en pestaña Configurar > Servicios, debes establecer la duración del servicio. Cada servicio puede tener una duración diferente. Si dejas el campo de duración vacío, el servicio no se podrá crear ni guardar. La duración puede configurarse en días, horas o minutos, utilizando el formato D:HH:MM. La duración de cada servicio se mostrará en el calendario cuando los usuarios deban seleccionar el servicio que desean reservar.

Además de asignar una duración a cada servicio, también puedes optar por decidir si Múltiples reservas pueden tener lugar al mismo tiempo, y en caso de que no, puedes añadir Tiempo de amortiguación entre reservas.

Puedes especificar tiempos de inicio explícitamente, por ejemplo. 09:00, 09:30, o 10:00 AM, 10:00 PM etc., o crear los llamados patrones. Por ejemplo, *:00, *:20, *:40 permitiría que las reservas empiecen cada hora a la hora en punto, a la hora y 20, o a la hora menos 20.

Habilitando la opción Las restricciones de horas de inicio varían por día aparece un campo adicional donde puedes especificar cuándo pueden comenzar las citas cada día. Puedes usar esta opción para cambiar la hora de inicio en un solo día, por ejemplo. Esta opción no está disponible al redondear las horas a días completos. Si combinas múltiples horarios entonces las restricciones de inicio de los horarios también se combinarán lógicamente, lo que permite algunos patrones realmente complejos.

La opción Solo mostrar la primera hora disponible para cada día hará que haya solo un lugar abierto disponible cada vez. Esto fuerza a las personas a realizar reservas adyacentes, lo cual previene agujeros abiertos en el horario. Cuando se cancela una cita ese espacio se abrirá primero para rellenar el hueco. Como administrador, todavía serás capaz de hacer clic en el tiempo de inicio y ajustarlo manualmente para reservar en cualquier hora.

Cuando no utilizas restricciones de tiempo de inicio, las citas pueden empezar potencialmente en cualquier hora. En ese caso, puedes considerar configurar un tiempo de redondeo adecuado. De esta forma, puedes evitar que los usuarios reserven tiempos irregulares como de 12:07 a 12:23, lo que dejaría tu horario lleno de agujeros. Cuando utilizas la característica de los tiempos de redondeo en combinación con las restricciones de tiempo de inicio, solo se redondeará el tiempo de finalización.

Cuando seleccionas Redondear horas a: día más cercano, la interfaz de usuario omitirá mostrar las horas y minutos. Esto es útil para los eventos de varios días, como alquilar una casa de vacaciones, donde no sería apropiado especificar un tiempo en minutos.

Puedes también restringir las fechas y horas en las que los clientes pueden reservar especificando tus horarios de apertura y los días especiales como las fiestas nacionales y vacaciones. Esto se puede hacer en Supervisar > Horarios de apertura / Días Especiales.