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Tres tipos de horario: ¿cuál debería escoger?

La primera decisión que debes tomar cuando instalas tu nuevo horario SuperSaaS es qué tipo de horario vas a seleccionar cuando hagas clic en Nuevo Horario. SuperSaaS ofrece tres clases de horarios pensados para diferentes usos, situaciones o negocios.

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Los tres tipos de horario se conocen como el Horario de Capacidad, el Horario de Recursos, y el Horario de Servicios. En algunas formas, se superponen en lo que pueden hacer, y para algunas funciones podrás utilizar más de un tipo de horario. Tendrás una mejor experiencia si sabes qué tipo de horario es apropiado para tu situación.

Utilizar un horario de capacidad para eventos grupales

¿Cuántas personas deberían poder registrarse para tu evento? Si la respuesta es más de una, entonces es probable que un horario de capacidad sea lo más adecuado.

Ejemplos de eventos grupales donde un horario de capacidad funcionaría mejor:

  • Estudiantes apuntándose para una clase
  • Participantes registrándose para una conferencia o un taller

Ejemplos de situaciones donde un horario de capacidad no funcionaría tan bien y sería más adecuado utilizar un horario de recursos u horario de servicios:

  • Hacer una cita con un consultor (sólo un usuario a la vez)
  • Un spa con múltiples terapeutas (hay citas simultáneas, pero no con el mismo terapeuta)
  • Un servicio de alquiler de barcos (la gente quiere alquilar a diferentes horas)
Ejemplo de horario de capacidad Un horario de capacidad con múltiples citas en la misma ranura de tiempo

El horario de recursos funciona bien en la mayoría de los otros casos

La distinción entre un horario de recursos y un horario de servicios se halla primeramente en el proceso de reserva. El horario de recursos se organiza en torno a personas individuales u objetos. Los recursos pueden ser consultores, profesores, barcos, salas de reuniones u otras cosas que sólo se pueden utilizar para reservas individuales. En otras palabras, el recurso se puede reservar una sola vez para una ranura de tiempo particular. El horario muestra la disponibilidad del recurso y el usuario elige un tiempo disponible.

En comparación, un horario de servicios se puede utilizar para ofertas de servicios donde se puede seleccionar más de un recurso. El usuario primero tiene que seleccionar un servicio (por ejemplo, una lección, un paseo a caballo, un corte de pelo). Después de seleccionar un servicio, el horario mostrará todos los periodos que tienen recursos (profesores específicos, instructores de equitación o peluqueros) disponibles que se necesitan para ese servicio.

Te recomendamos que empieces con un horario de recursos. Un horario de recursos funcionará en la mayoría de escenarios, aunque a veces un proceso orientado al servicio encajará mejor. El horario de recursos debería contener todos los recursos escasos que están envueltos en el proceso de reserva. Por ejemplo, los recursos escasos podrían ser terapeutas, salas, barcos, mesas de billar, etc. Si estás configurando un calendario para permitir que la gente pueda hacer citas contigo, entonces deberías ser el recurso escaso.

No incluyas recursos que no sean limitados o puedan estar fácilmente disponibles para cada reserva. Por ejemplo, si una cita necesita una sala de reuniones, pero siempre hay una sala disponible, no hay razón para incluirla.

Ejemplo de horario de recursos En un horario de recursos con tres recursos, cada uno puede contener una cita a la vez.

El horario de servicios tiene algunas habilidades únicas

El principal beneficio del horario de servicios es que puede tener en cuenta la disponibilidad de los recursos en otros horarios. Si tu servicio depende de que un número de recursos esté disponible, el horario de servicios comprueba cuándo todos los recursos requeridos (objetos y/o personas) están disponibles para que el usuario pueda hacer una reserva. Fíjate en que donde el horario de recursos permite a los usuarios crear citas de longitud arbitraria y/o repetir citas, el horario de servicios carece de esa posibilidad.

Ejemplos de dónde un horarios de servicios sería lo más adecuado:

  • Se requieren múltiples recursos para una reserva. Por ejemplo: una reserva para un tratamiento requiere que tanto la sala como el terapeuta estén disponibles
  • Diferentes servicios requieren diferentes recursos. Por ejemplo: un cierto tratamiento sólo lo puede ofrecer un doctor específico.

Para definir un servicio que utiliza múltiples recursos, primero necesitas definir esos recursos en un horario de recursos.

Ejemplo de horario de servicios Un horario de servicios, con la columna izquierda enumerando los servicios disponibles

Combinar varios horarios

Si tu horario de servicios se enlaza a múltiples horarios de recursos, combinas varios calendarios para resolver necesidades de reserva más complejas.

Por ejemplo, un spa de bienestar puede tener dos terapeutas y cada uno puede proveer de tratamientos específicos en salas específicas. De esta forma, puedes especificar que un servicio necesita “Terapeuta 1” o “Terapeuta 2” y "Sala 1". No es necesario que el Terapeuta 1 y el Terapeuta 2 estén en el mismo horario, lo que permite que cada terapeuta sincronice su propia disponibilidad con Google Calendar. Para aplicaciones más avanzadas, vea el capítulo sobre combinación de horarios.

Combinar varios horarios Un horario de servicios se puede utilizar para enlazar otros calendarios en uno.
Si como administrador quieres ver por qué un usuario no puede reservar una combinación específica de recursos, debes desactivar en cada horario la opción de permitir al administrador ignorar las restricciones de tiempo.

¿Qué tipo de horario es más adecuado para ti?

Ya que puedes crear y eliminar tantos horarios como quieras, no hay ningún problema en probar varios tipos y descartar los que no utilices más adelante. Todo excepto el tipo de horario se puede cambiar después. Puedes probar un ejemplo de cada tipo de horario en la página de demostraciones. También te pueden servir los tutoriales para los diferentes tipos de horario.

Caso de usoTipo de horario
Estudiantes apuntándose para clasesCapacidad
Participantes registrándo para un eventoCapacidad
Empleados reservando salas de reunionesRecursos
Usuarios seleccionando la duración de sus citasRecursos
Mostrar disponibilidad de tu B & BRecursos
Reservar tanto un proyector como una salaServicios
Ilustrar cada servicio con fotografíasServicios
Combinar y enlazar varios horariosServicios

Consejos avanzados

El sistema SuperSaaS ofrece una gran flexibilidad a la hora de configurar el proceso de reserva. Aquí hay cuatro consejos para configurar tu horario para requisitos específicos.

Reservas restringidas

En un horario de recursos o servicios, los usuarios pueden crear una reserva en cualquier tiempo, excepto donde les digas que no. En otras palabras, de forma predeterminada, el horario completo está disponible para reservas, a menos que bloquees un periodo. En un horario de capacidad es al revés: los usuarios sólo pueden reservar donde tú hayas creado una ranura disponible. Si quieres que la gente elija entre sólo algunas fechas disponibles, podrías utilizar un horario de capacidad con un aforo de una reserva por ranura. Esto puede ser más fácil que bloquear todas las fechas no disponibles en un horario de recursos o servicios.

Horario de servicios independiente

Puedes definir un servicio que no esté conectado a ningún recurso. Si no hay requisitos de recursos, en teoría se podrían hacer un número ilimitado de reservas al mismo tiempo, lo que no suele ser útil. Por esta razón el horario de servicios se puede configurar para prohibir el solapamiento de citas, actuando en efecto como un horario de recursos con un solo recurso. Esto te proporciona un conveniente atajo si quieres tener un solo recurso pero te gustaría utilizar el horario de servicios, por ejemplo porque su formato de calendario es mejor para tu propósito.

Recursos agrupados, presentados como una sola entidad

Se puede utilizar un horario de servicios para presentar un grupo de recursos como una entidad única. Esto es útil, por ejemplo, si tienes 20 piezas de equipo idénticas para alquilar y no quieres que el cliente tenga que seleccionar una en concreto. Tienes la opción de ofrecer el equipo de forma aleatoria, o indicar una orden y ofrecer el primero que esté disponible.

Recurso único, mostrado como entidades separadas

Por el contrario, se pueden utilizar dos o más horarios de servicios para representar un recurso individual como entidades diferentes. Un ejemplo sería cuando se muestra un horario a los socios de un club y otro diferente a los clientes esporádicos. Los socios podrían así reservar a un precio más bajo o con más tiempo de antelación que los clientes habituales. Otro ejemplo sería para una consultora que trabaja para diferentes clientes en múltiples lugares. Ella podría ofrecer cada ubicación con un horario adaptado al cliente en particular, asegurando a la vez que no se producirá una doble reserva.

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