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Tres tipos de horarios de citas online: ¿cuál debería escoger?

La primera decisión que debes tomar cuando instalas tu nuevo horario SuperSaaS es qué tipo de horario de citas online vas a seleccionar cuando hagas clic en la página Nuevo horario. SuperSaaS ofrece tres clases de horarios pensados para diferentes usos, situaciones o negocios.

Los tres tipos de horarios se conocen como Horario de capacidad, horario de recursos, y horario de servicio. En algunas formas, se superponen en lo que pueden hacer, y para algunas funciones podrás utilizar más de un tipo de horario. Tendrás una mejor experiencia si sabes qué tipo de horario es apropiado para tu situación.

Utilizar un horario de capacidad para grupos de eventos

¿Cuántas personas deberían poder registrarse para un evento? Si la respuesta es más de una, entonces es probable que un horario de capacidad sea lo más adecuado.

Ejemplos de grupos de eventos donde un horario de capacidad funcionaría mejor:

  • Estudiantes que se registran para una clase
  • Participantes que se registran en una conferencia o taller

Ejemplos de situaciones donde un horario de capacidad no funcionaría tan bien y donde lo más adecuado sería utilizar un horario de recurso u horario de servicio:

  • Hacer una cita con un consultor (sólo un usuario a la vez)
  • Un spa con múltiples terapeutas (los clientes reservan citas simultáneas, pero no con el mismo terapeuta)
  • Un servicio de alquiler de barcos con múltiples barcos. (la gente quiere alquilar a diferentes horas)
Ejemplo de horario de capacidad Un horario de capacidad con múltiples citas en la misma casilla de tiempo

El horario de recurso funciona bien en la mayoría de los casos

La distinción entre un horario de recurso y un horario de servicio se halla primeramente en el proceso de reserva. Un horario de recurso se organiza en torno a personas individuales u objetos. Los recursos pueden ser consultores, profesores, barcos, salas de reuniones u otros ítems que sólo se pueden utilizar para reservas individuales. En otras palabras, el recurso se puede reservar una vez para una casilla de tiempo particular. El horario muestra la disponibilidad del recurso y el usuario elige un lugar disponible.

En comparación, un horario de servicio se puede utilizar para ofertas de servicios donde se puede seleccionar más de un recurso. El usuario primero tiene que seleccionar un servicio (por ejemplo, una lección, un paseo a caballo, un corte de pelo). Después de seleccionar un servicio, el horario te mostrará todos los lugares que tienen recursos (profesores específicos, instructores de equitación o peluqueros) disponibles que se necesitan para ese servicio.

Te recomendamos que empieces con un horario de recurso. Un horario de recurso funcionará en la mayoría de escenarios, aunque a veces un proceso orientado al servicio encajará mejor. El horario de recurso debería contener todos los recursos escasos que están envueltos en el proceso de reserva. Por ejemplo, los recursos escasos podrían ser terapeutas, salas, barcos, mesas de billar, etc. Si estás configurando un calendario para permitir que las personas puedan programar citas contigo, entonces deberías ser el recurso escaso.

No incluyas recursos que no sean limitados o puedan estar fácilmente disponibles para cada reserva. Por ejemplo, si una cita necesita una sala de reuniones, pero siempre hay una sala disponible, no hay razón para incluirla.

Ejemplo de horario de recurso En un horario de recurso con tres recursos, cada uno puede contener una cita cada vez.

El horario de servicio tiene algunas posibilidades exclusivas.

El principal beneficio de los horarios de servicio es que pueden tener en cuenta la disponibilidad de los recursos en otros horarios. Si tu servicio depende de que un número de recursos esté disponible, el horario de servicio puede comprobar cuándo todos los recursos requeridos (objetos y/o personas) están disponibles, por lo que el usuario puede hacer una reserva. Fíjate en que donde el horario de recurso permite a los usuarios crear citas de longitud arbitraria y/o repetir citas, el horario de servicio carece de esa posibilidad.

Ejemplos de dónde los horarios de servicio serían más adecuados:

  • Se requieren múltiples recursos para una reserva. Por ejemplo: una reserva para un tratamiento requiere que tanto la sala como el terapeuta estén disponibles
  • Diferentes servicios requieren diferentes recursos. Por ejemplo: un cierto tratamiento puede sólo lo puede ofrecer un doctor específico.

Para definir un servicio que utiliza múltiples recursos, primero necesitas definir esos recursos en un horario de recurso.

Ejemplo de horario de servicio En un horario de servicio, la columna izquierda enumera los servicios disponibles

Combinar varios horarios

Si tu horario de servicio se enlaza a múltiples horarios de servicios, combina varios calendarios para resolver necesidades de reserva más complejas.

Por ejemplo, un spa de bienestar puede tener dos terapeutas y cada uno puede proveer de tratamientos específicos en salas diferentes. De esta forma, puedes especificar que un servicio necesita “Terapeuta 1” o “Terapeuta 2” y "Sala 1". No es necesario que el Terapeuta 1 y el Terapeuta 2 estén en el mismo horario, lo que permite que cada terapeuta sincronice su propia disponibilidad con Google Calendar.

Si quieres ver por qué un usuario puede no ser capaz de reservar una combinación específica de recursos, deberías desactivar la opción “permitir al administrador ignorar las horas abiertas” en cada horario.
Combinar varios horarios Se puede utilizar un servicio de horario para enlazar otros calendarios en uno.

¿Qué tipo de horario es más adecuado para ti?

Ya que puedes crear y eliminar tantos horarios como quieras, no hay ningún problema en probar varios tipos y descartar los que no utilices más adelante. Todo excepto el tipo de programación se puede cambiar después. Puedes intentar hacer un ejemplo de cada tipo de horario en la demo section. También puedes encontrar los tutorials para los diferentes tipos de horario.

Use caseSchedule type
Estudiantes que se registran para clasesCapacidad
Participantes que se apuntan a un eventoCapacidad
Empleados que reservan salas de reunionesRecurso
Usuarios que seleccionan la longitud de sus citasRecurso
Mostrar disponibilidad para tu bed & breakfastRecurso
Reservar tanto un proyector como una salaServicio
Ilustrar cada servicio con fotografíasServicio
Combinar y enlazar varios horariosServicio

Consejos avanzados

El sistema SuperSaaS ofrece una gran flexibilidad a la hora de configurar el proceso de reserva. Aquí hay cuatro consejos para configurar tu horario para requisitos específicos.

Reservas restringidas

En un horario de servicio y recurso, los usuarios pueden crear una reserva en cualquier parte, excepto donde les digas que no. En otras palabras, de forma predeterminada, el horario completo está disponible para las reservas, a menos que bloquees un lugar. En un horario de capacidad, hay otra forma de hacerlo: los usuarios pueden sólo reservar donde hayas creado una celda disponible. Si quieres que la gente elija entre sólo algunas fechas disponibles, podrías utilizar un horario de capacidad con un máximo de una por celda. Esto puede ser más fácil que bloquear todas las fechas no disponibles en un horario de recurso o servicio.

Horario de servicio independiente

Puedes definir un servicio que no esté conectado a ningún recurso. Si no hay requisitos de recurso, en teoría se pueden hacer un número ilimitado de reservas al mismo tiempo, lo que es raramente usual. Por esta razón el horario de servicio se puede configurar para prohibir el solapamiento de citas, actuando en efecto como un horario de recursos con un solo recurso. Esto te proporciona un conveniente atajo si quieres tener un solo recurso y te gustaría utilizar el horario de servicio, por ejemplo porque su formato de calendario es mejor para tu propósito.

Recursos agrupados, presentados como una sola entidad

Se puede utilizar un horario de servicio para presentar un grupo de recursos como una entidad única. Esto es útil, por ejemplo, si tienes 20 piezas de equipo idénticas para alquilar y no quieres que el cliente tenga que seleccionar una en concreto. Tienes la opción de ofrecer el equipo de forma aleatoria, o dar una orden y ofrecer el primero que esté disponible.

Recurso único, mostrado como entidades separadas

Alternativamente, se pueden utilizar dos o más horarios de servicio para representar un recurso individual como entidades diferentes. Un ejemplo sería cuando se muestra un horario para los miembros de un club y otro diferente para los clientes esporádicos. Los miembros podrían así reservar a un precio más bajo o más alto que los clientes habituales. Otro ejemplo sería para una consultora que trabaja para diferentes clientes en múltiples lugares. Ella podría ofrecer cada ubicación con un horario adaptado al cliente en particular, de forma que se asegura que no se producirá una doble reserva.

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