Tres tipos de horario: ¿cuál deberías escoger?
La primera decisión que debes tomar cuando instalas tu nuevo horario SuperSaaS es qué tipo de horario vas a seleccionar cuando hagas clic en Nuevo Horario.
En algunas formas, se superponen en lo que pueden hacer, y para algunas funciones podrás utilizar más de un tipo de horario. Tendrás una mejor experiencia si sabes qué tipo de horario es apropiado para tu situación.
Utiliza un horario de capacidad para eventos grupales
Para determinar si un horario de capacidad funciona para tu situación, quizás quieras hacerte la siguiente pregunta.
¿Cuántas personas deberían poder registrarse para tu evento?
Si la respuesta es más de una, entonces es probable que un horario de capacidad sea lo más adecuado.
La característica principal del horario de capacidad es que puedes establecer una capacidad máxima, un aforo, para cada evento. Para crear un evento en el horario de capacidad simplemente creas una ranura de tiempo reservable y estableces un número máximo de plazas que se pueden reservar para un día u hora específica.
- Estudiantes apuntándose para una clase
- Participantes registrándose para una conferencia o un taller
- Hacer una cita con un consultor (solo un usuario a la vez)
- Un spa con múltiples terapeutas (hay citas simultáneas, pero no con el mismo terapeuta)
- Un servicio de alquiler de barcos (la gente quiere alquilar a diferentes horas)
El horario de recursos funciona bien en la mayoría de los otros casos
El horario de recursos se organiza en torno a personas individuales u objetos. Los recursos pueden ser consultores, profesores, barcos, salas de reuniones u otras cosas que solo se pueden utilizar para reservas individuales. En otras palabras, el recurso se puede reservar una sola vez para una ranura de tiempo particular. El horario muestra la disponibilidad del recurso y el usuario elige un tiempo disponible. Un horario de recursos funcionará en la mayoría de escenarios, aunque a veces un proceso orientado a servicios encajará mejor.
En un proceso orientado a servicios, un horario de servicios se puede utilizar para ofertas de servicios donde se puede seleccionar más de un recurso. El usuario primero tiene que seleccionar un servicio (por ejemplo, una lección, un paseo a caballo, un corte de pelo). Después de seleccionar un servicio, el horario mostrará todos los periodos que tienen recursos (profesores específicos, instructores de equitación o peluqueros) disponibles que se necesitan para ese servicio. La distinción entre un horario de recursos y un horario de servicios se halla primeramente en el proceso de reserva.
Te recomendamos que empieces con un horario de recursos. El horario de recursos debería contener todos los recursos escasos que están envueltos en el proceso de reserva. Por ejemplo, los recursos escasos podrían ser terapeutas, salas, barcos, mesas de billar, etc. Si estás configurando un calendario para permitir que la gente pueda hacer citas contigo, entonces tú deberías ser el recurso escaso.
No incluyas recursos que no sean limitados o puedan estar fácilmente disponibles para cada reserva. Por ejemplo, si una cita necesita una sala de reuniones, pero siempre hay una sala disponible, no hay razón para incluirla.
El horario de servicios tiene algunas habilidades únicas
El principal beneficio del horario de servicios es que puede tener en cuenta la disponibilidad de los recursos en otros horarios. Si tu servicio depende de que un número de recursos esté disponible, el horario de servicios comprueba cuándo todos los recursos requeridos (objetos y/o personas) están disponibles para que el usuario pueda hacer una reserva. La diferencia entre un horario de servicios y un horario de recursos es que los servicios en un horario de servicios tienen una duración establecida sin opción de repetición. En un horario de recursos, se permite a los usuarios crear citas de cualquier duración y/o crear citas recurrentes.
- Se requieren múltiples recursos para una reserva. Por ejemplo, una reserva para un tratamiento requiere que tanto una sala como un terapeuta estén disponibles.
- Diferentes servicios requieren diferentes recursos. Por ejemplo, un cierto tratamiento solo lo puede ofrecer un médico específico.
- Un servicio requiere que otro recurso esté ocupado. Por ejemplo, un servicio de asistencia a personas mayores requiere que un voluntario primero rellene un espacio para ayudar.
Para definir un servicio que utiliza múltiples recursos, primero necesitas definir esos recursos en un horario de recursos.
Combinar varios horarios
Si tu horario de servicios se enlaza a múltiples horarios de recursos, combinas varios calendarios para resolver necesidades de reserva más complejas.
Para crear este escenario, no es necesario que el Terapeuta 1 y el Terapeuta 2 estén en el mismo horario. Puedes combinar o vincular los horarios separados a ese servicio específico, lo cual permite que cada terapeuta sincronice su propia disponibilidad con Google Calendar por ejemplo. Para aplicaciones más avanzadas, vea el capítulo sobre la combinación de horarios.
¿Qué tipo de horario es más adecuado para ti?
Estoy configurando un nuevo sistema de citas en SuperSaaS y tengo que elegir entre tres tipos de horario diferentes.
Por favor, ayúdame a decidir cuál debería escoger.
Quiero permitir que mis usuarios reserven una cita …
(describe tu caso de uso)
Ya que puedes crear y eliminar tantos horarios como quieras, no hay ningún problema en probar varios tipos y descartar los que no utilices más adelante. Todo excepto el tipo de horario se puede cambiar después. Puedes probar un ejemplo de cada tipo de horario en la página de demostraciones. También te pueden servir los tutoriales para los diferentes tipos de horario.
| Caso de uso | Tipo de horario |
|---|---|
| Estudiantes apuntándose para clases | Capacidad |
| Participantes registrando para un evento | Capacidad |
| Empleados reservando salas de reuniones | Recursos |
| Usuarios seleccionando la duración de sus citas | Recursos |
| Mostrar disponibilidad de tu B & B | Recursos |
| Reservar tanto un proyector como una sala | Servicios |
| Hacer coincidir una reserva con otra | Servicios |
| Combinar y enlazar varios horarios | Servicios |
Consejos avanzados
El sistema SuperSaaS ofrece una gran flexibilidad a la hora de configurar el proceso de reserva. Aquí hay cuatro consejos para configurar tu horario para requisitos específicos.
Reservas restringidas
En un horario de recursos o servicios, los usuarios pueden crear una reserva en cualquier tiempo, excepto donde les digas que no. En otras palabras, de forma predeterminada, el horario completo está disponible para reservas, a menos que bloquees un periodo. En un horario de capacidad es al revés: los usuarios solo pueden reservar donde tú hayas creado una ranura disponible. Si quieres que la gente elija entre solo algunas fechas disponibles, podrías utilizar un horario de capacidad con un aforo de una reserva por ranura. Esto puede ser más fácil que bloquear todas las fechas no disponibles en un horario de recursos o servicios.
Horario de servicios independiente
Puedes definir un servicio que no esté conectado a ningún recurso. Si no hay requisitos de recursos, en teoría se podrían hacer un número ilimitado de reservas al mismo tiempo, lo que no suele ser útil. Por esta razón el horario de servicios se puede configurar para prohibir el solapamiento de citas, actuando en efecto como un horario de recursos con un solo recurso. Esto te proporciona un conveniente atajo si quieres tener un solo recurso, pero te gustaría utilizar el horario de servicios, por ejemplo porque su formato de calendario es mejor para tu propósito.
Recursos agrupados, presentados como una sola entidad
Se puede utilizar un horario de servicios para presentar un grupo de recursos como una entidad única. Esto es útil, por ejemplo, si tienes 20 piezas de equipo idénticas para alquilar y no quieres que el cliente tenga que seleccionar una en concreto. Tienes la opción de ofrecer el equipo de forma aleatoria, o indicar una orden y ofrecer el primero que esté disponible. Puedes encontrar una explicación detallada en la página sobre la combinación de horarios.
Recurso único, mostrado como entidades separadas
Por el contrario, se pueden utilizar dos o más horarios de servicios para representar un recurso individual como entidades diferentes. Un ejemplo sería cuando se muestra un horario a los socios de un club y otro diferente a los clientes esporádicos. Los socios podrían así reservar a un precio más bajo o con más tiempo de antelación que los clientes habituales. Otro ejemplo sería para una consultora que trabaja para diferentes clientes en múltiples lugares. Ella podría ofrecer cada ubicación con un horario adaptado al cliente en particular, asegurando a la vez que no se producirá una doble reserva.
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