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Horario de Recursos

Cómo crear un sistema de reservas online para un terapeuta

Haz clic en reproducir para ver el video tutorial o sigue los pasos a continuación.

Este tutorial usa el calendario de citas de un terapeuta de masaje como un ejemplo para la creación de un horario de recursos online. Se puede aplicar a diferentes necesidades, como reservar salas de reuniones, sesiones de fotografía o clases de conducir. Puedes usar estas pautas para reservas realizadas por una persona a la vez.

Si necesitas eventos grupales como clases, el tutorial del "Horario de Capacidad" es una mejor opción. Si deseas que tus clientes elijan de una lista de servicios, echa un vistazo al tutorial del "Horario de Servicios".

Reservar una cita individual

El horario de recursos permite a la gente para reservar uno-a-uno con una persona, un objeto o un espacio específico.

Este tutorial demuestra lo siguiente:

  • utilizar el horario de citas como una sencilla herramienta de reserva
  • ofrecer varios tipos y duraciones de citas en un menú desplegable
  • cobrar el pago con cada cita

Puedes ver el resultado final en la demo de un horario para un terapeuta.

Configurar el horario en 5 sencillos pasos

Una vez que hayas creado una nueva cuenta, la forma más eficiente de configurar tu horario es con un ciclo de construcción y prueba:

Configurar un horario básico usando el "Asistente de Nuevo Horario"

Antes de empezar

Para seguir los pasos para crear tu sistema de reservas online, debes tener una cuenta SuperSaaS. Es gratis y todo lo que necesitas es una dirección de correo electrónico válida. Inicia sesión en tu cuenta para llegar a tu Panel de Control.

Seleccionar el tipo de horario apropiado

Haz clic en Nuevo Horario en el menú a la derecha de tu Panel de Control. El sistema te llevará al Asistente de Nuevo Horario para seleccionar la configuración para tu sistema de reservas online.

El primer paso consiste en decidir si necesitas un horario de Recursos, Capacidad o Servicios. Selecciona el Horario de Recursos, lo cual permite a la gente reservar tiempo individual con una persona, elemento o espacio específico. Es ideal para un terapeuta de masaje que no puede tener dos citas a la vez.

Esta es una elección importante desde el principio, porque la única forma de cambiarla es comenzar de nuevo con un nuevo horario. Todas las demás configuraciones del horario se pueden cambiar en cualquier momento.

Determinar quién puede hacer cambios en el horario

A continuación, selecciona Iniciar sesión para hacer cambios para que la gente tenga que registrarse para hacer una reserva. Para este tipo de sistema de reservas online, no querrás permitir el acceso Sin iniciar sesión ya que esto crearía un sistema abierto donde cualquiera puede hacer o eliminar reservas.

Seleccionar uno o más recursos

Un terapeuta de masaje es el único recurso que se puede reservar, por lo que la primera opción, Una: un solo recurso, objeto o lugar, o una sola persona es la mejor opción para este horario. Si tienes más de una persona o elemento que se puede reservar, podrás enumerarlos en la segunda opción para múltiples recursos.

Nombrar tu horario

El nombre que le das a tu horario en combinación con el nombre de tu cuenta forma la URL que tus clientes verán en su navegador cuando usen tu sistema de reservas online. Siempre puedes cambiar el nombre (así como el nombre de tu cuenta) más adelante, pero ten en cuenta que si lo haces, la URL del horario cambiará en consecuencia y es posible que debas informar a tus usuarios. Proporciona un nombre corto pero descriptivo para tu horario, por ejemplo “Terapeuta”, y haz clic en Paso Siguiente.

Configurar tu disponibilidad

La configuración de los días y horarios de apertura aquí proporciona restricciones básicas. Luego puedes cambiar los horarios de apertura para días y recursos individuales.

También puedes especificar la duración de reservas, y restringir las horas de inicio de reservas. Cuando las citas se configuran para comenzar y finalizar en momentos predeterminados, el sistema puede crear una interfaz de usuario clara generando ranuras de tiempo (o células) predeterminadas en las que los clientes pueden hacer clic para hacer una cita. La demo de un horario para un terapeuta muestra este tipo de configuración. Puedes configurar esto eligiendo por ejemplo "Cada hora" para la opción "¿En qué horas pueden empezar las reservas?", lo cual haría que el sistema creara una célula cada hora.

Si ofreces tratamientos con diferentes duraciones, más bien permites aquí que el usuario pueda hacer reservas "en cualquier momento del día". Luego puedes elegir opciones más detalladas para restringir las horas de inicio y las duraciones de citas. Te lo explicamos más adelante en este tutorial.

Al hacer clic en Terminar se crea el horario y se hace accesible online. Ahora ya tienes un sistema de reservas online funcional. Sigue al siguiente paso para probar tu horario.

Probar el horario para ver si funciona como se esperaba

Para usar tu sistema de reservas online como administrador, haz clic en Usar en el cuadro de menú. Esto solo es visible cuando inicias sesión como administrador.

Los usuarios habituales verán el mismo horario pero con menos opciones. También puedes encontrar Usar yendo a tu Panel de Control.

Puedes acceder a tu Panel de Control a través del enlace en la esquina superior derecha de la pantalla. También puedes marcar la página en tu navegador para uso diario.
Horario vacío

Crear una cita

Haz clic en un lugar en el calendario (o en una célula predeterminada como se puede ver en la demo) y una ventana de diálogo Nueva Reserva aparecerá. Si esta ventana está en un sitio inconveniente, simplemente puedes arrastrarla a un sitio más adecuado en tu pantalla.

Crear una cita

Para establecer la fecha de la cita, puedes seleccionarla desde el calendario emergente o introducir una fecha manualmente. Por defecto el sistema sólo pide un nombre, pero puedes añadir campos adicionales para recoger más detalles de las reservas.

Haz clic en Crear Reserva y el calendario de citas se actualizará para mostrar el intervalo de tiempo reservado. Si deseas editar la cita, haz clic en ella para hacer cambios. Haz clic en Actualizar Reserva para guardar tus cambios.

Horario con cita

Ajustar la configuración

Puedes ver y cambiar la configuración de tu horario de citas para que se ajuste mejor a tus necesidades haciendo clic en Configurar en el menú principal. La pestaña Resumen contiene un resumen de todas las opciones que puedes cambiar. También puedes bloquear tu horario de citas o eliminarlo por completo en esta página.

La pestaña Recursos contiene los ajustes que definen las personas, los elementos o los lugares que estás planificando. Ten en cuenta que esta pestaña se ve diferente para un horario de capacidad. A continuación te explicamos los ajustes en esta pestaña. Puedes encontrar más información sobre la amplia gama de configuraciones en las pestañas Acceso, Proceso y Disposición en la documentación de soporte.

Pestaña admin Recursos

Determinar los parámetros de tus recursos

Para la terapia de masaje, el principal recurso es una persona. Podrías agregar, por ejemplo, la disponibilidad de un segundo terapeuta al horario. Ten en cuenta que si eliminas un recurso, todas las reservas asociadas también se eliminarán.

Definir tus reservas

En Denominación para referirse a una entrada en el horario puedes seleccionar un término para referirse a "reservas" desde la lista, o puedes añadir un término personalizado. En este ejemplo, "sesión" o "tratamiento" podrían ser preferibles. Fíjate en que hay que definir el singular y el plural, y un prefijo para indicar el género. El término especificado se utilizará en todos los cuadros de diálogo, textos de ayuda y confirmaciones por correo electrónico.

También puedes cambiar el término de "usuario" a "cliente", por ejemplo. Esto se puede hacer a través de Disposición General (pero ten en cuenta que el cambio de estos términos se implementará en toda su cuenta).

Definir límites para los usuarios

Puedes limitar el número de reservas que puede hacer un usuario configurando el Límite por usuario. Cuando se alcanza este máximo, el usuario solo puede cambiar o eliminar sus reservas existentes. Puedes seleccionar si las reservas antiguas deben incluirse en el total o solo se deben incluir las reservas futuras. También puedes especificar un límite separado para el número de reservas que puede hacer un usuario en el mismo día, la misma semana, o el mismo mes.

Determinar la duración de las citas

Las siguientes 3 opciones determinan la duración de las reservas en tu sistema de reserva de citas online:

  1. El cliente determina la duración eligiendo la hora de inicio y finalización. Puedes proporcionar duraciones mínimas y máximas para limitar sus opciones.
  2. Todas las reservas tienen la misma duración fija. Simplemente especifica esta duración como valor predeterminado.
  3. El cliente selecciona la duración de una lista desplegable. Cuando eliges esta opción, aparece un cuadro de selección donde puedes enumerar las opciones. Las instrucciones y el texto de ayuda explican cómo especificar las opciones.

La demo de un horario para un terapeuta ofrece "Sesiones de introducción" (60 minutos), "Tratamientos medianos" (90 minutes) y "Tratamientos largos" (120 minutes) así que para este ejemplo, selecciona el menú desplegable e introduce estas opciones, cada una en su línea.

Determinar precio

SuperSaaS ofrece una amplia gama de opciones de pago para tu sistema de reservas online. Esto incluye presentar precios, recoger detalles de tarjetas de crédito (con la excepción de los códigos de valor de verificación de 3 dígitos), manejar pagos online a través de PayPal o Stripe u ofrecer un sistema de créditos. Además de estas opciones de pago, puedes ofrecer varios tipos de descuentos y ofertas promocionales.

Puedes configurar si requieres pago o no en pestaña Proceso. El método de pago se puede configurar en la página de Pagos. Más información se puede encontrar en la documentación sobre Añadir pagos a tu horario.

Debajo de Precio puedes especificar cuánto cobrarás a los clientes. Puedes elegir un precio fijo o basar el precio en la duración de la reserva, el día de la semana u otros factores. Si permites citas repetidas, la cantidad especificada se multiplicará por la cantidad de citas que haga un cliente.

Precio

Si cobras una tarifa diferente dependiendo de la duración de la reserva, el día de la semana u otros factores, selecciona Depende de fecha, duración, o recurso. Puedes hacer clic en Configurar precios para definir las reglas de tus tarifas. Por ejemplo, para aumentar el precio por 50% los fines de semana, definirías una regla de precios que diga: “Ejecutar acción: aumentar precio por 50%" si el día es uno de “Sa" o "Do”.

Restringir tiempos

Debajo de Restricciones de tiempo puedes especificar requisitos de duración, tiempo de búfer y horas de inicio para tu sistema de reserva de citas online.

La "duración predeterminada de nuevas reservas" no tiene mucho significado si especificas las duraciones con un menú desplegable, como es el caso en este tutorial. Sin embargo, si además de las duraciones de las reservas, la configuración de un horario también restringe las horas de inicio, como es también el caso en este tutorial, la "duración predeterminada de nuevas reservas" determina el tamaño de las células que se muestran en el calendario. Para crear la configuración de la demo de un horario para un terapeuta, configura la duración predeterminada en 2 horas.

Si estableces un tiempo de búfer en un valor distinto de 0, el sistema asegurará de que haya un tiempo no disponible entre citas. Este tiempo se podría utilizar por ejemplo para limpiar entre citas. El tiempo de búfer no se aplica entre la hora de apertura y la primera reserva o después de la última reserva, antes del cierre. En este tutorial, no definimos un tiempo extra entre reservas.

En el campo Restringir horas de inicio, puedes enumerar las horas que tus clientes pueden seleccionar como hora de inicio. Ten en cuenta que si no defines restricciones de horas de inicio, una reserva puede comenzar potencialmente en cualquier momento, lo que podría dejar tu calendario lleno de agujeros. Si al principio de este tutorial elegiste que las reservas pueden empezar cada hora, esto se ha realizado restringiendo las horas de inicio a: "*:00". Lo puedes cambiar para satisfacer tus necesidades. Para crear la configuración de la demo de un horario para un terapeuta, introduce "9:00, 12:00, 15:00" como horas de inicio.

Si estableces un redondeo de horas adecuado, puedes evitar que los clientes reserven horarios irregulares, como de 2:07 pm a 2:23 pm. Si especificas restricciones de horas de inicio y horas redondeadas, solo se redondeará la hora de finalización. En este ejemplo, como ya hemos restringido la duración con el menú desplegable y las horas de inicio, ya no hace falta redondear las horas.

Si ofreces un servicio que permita a tus clientes reservar recursos para un día entero, como alquilar bicicletas, puedes redondear todo el tiempo en consecuencia. Al seleccionar Redondear horas a: día más cercano se omitirá la visualización de horas y minutos en la interfaz de usuario.

Puedes limitar aún más la disponibilidad en tu sistema de reservas online especificando los horarios de apertura. Puedes ir a la pantalla donde se especifican los horarios de apertura haciendo clic en el enlace Cambiar horarios de apertura en la parte inferior de la página.

Restricciones

Probar el horario desde el punto de vista de un visitante

Prueba el proceso de reserva desde la perspectiva del cliente para asegurarte de que se comporta como te esperabas. Deberás cambiar entre el acceso de administrador y de usuario, lo cual se describe con más detalle en Probar el horario que has creado. Puedes crear reservas como usuario y eliminarlas una vez que hayas comprobado que el sistema de reservas online funciona.

Cada sistema de reservas tiene su propia dirección web, la cual puedes encontrar en Configurar pestaña Resumen Si deseas dirigir a un cliente directamente a un horario específico, puedes copiar y pegar el enlace desde aquí a un correo electrónico o SMS. Cuando un cliente abre el sistema de reservas online, podrá iniciar sesión en la esquina superior derecha.

Probar el horario

Integrar el sistema de reservas en tu sitio web

Una vez que hayas configurado tu sistema de reservas online y lo hayas probado para asegurarte de que se comporta como se espera, puedes compartirlo con tus clientes.

Esencialmente hay dos formas de traer a visitantes a tu horario:

  1. Poner un enlace a tu sistema de reservas online en tu propio sitio web.
  2. Incrustar tu horario de SuperSaaS dentro de un marco en tu propio sitio web.

Encuentra más información acerca de cómo integrar un horario en tu sitio web.

Dispositivos

SuperSaaS se puede mostrar a los usuarios de varias maneras. Puede ser integrado en tu sitio web utilizando un iframe, utilizado en un dispositivo móvil o simplemente vinculado a SuperSaaS.

Cambiar la apariencia

Puedes usar el espacio encima del horario para agregar imágenes, proporcionar una descripción del servicio más elaborada o agregar instrucciones a tu sistema de reservas online. Si deseas cambiar la apariencia del horario o el esquema de color, hay varias opciones de formato en la pestaña Disposición. También puedes agregar un selector de recursos al horario y seleccionar tipos de vista.

Usar SuperSaaS de día a día

Ahora que tienes un sistema de reservas online totalmente funcional, quizás quieras ver algunos consejos sobre Trabajar con tu horario de día a día. Puedes diseñar tu propio flujo de trabajo con SuperSaaS, y esta sección también se centra en algunos procesos operativos comunes que te pueden ser útiles.