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Horario de Capacidad

Crea un sistema de reservas online para un gimnasio

Haz clic en reproducir para ver el video tutorial o sigue los pasos a continuación.

Este tutorial te mostrará cómo configurar un sistema de reservas online para eventos grupales, como clases de fitness. Puedes adaptar estas pautas para satisfacer tus necesidades particulares.

Si necesitas planificar excursiones grupales o sesiones de entrenamiento corporativo, por ejemplo, este tutorial se aplicará igual de bien. Este sistema de reservas online se conoce como un Horario de Capacidad, lo cual se utiliza para reservas que pueden ser realizadas por varias personas al mismo tiempo.

Si necesitas un sistema de reservas online para un solo evento, el tutorial para eventos puede ser más adecuado para tus requisitos.

Si estás planeando dividir el evento en ranuras de tiempo donde cada ranura puede ser reservado por una sola persona, y las ranuras están previstas a intervalos regulares, como por ejemplo para una noche de padres/maestros, el tutorial sobre el horario de recursos es probablemente más útil.

Registrarse para un evento grupal

Una característica distintiva de este tipo de horario es que el administrador puede definir y agregar espacios disponibles con una capacidad predeterminada. Las personas solo pueden hacer reservas para ranuras de tiempo predefinidas y no pueden hacer reservas aleatorias fuera de las ranuras.

Este sistema de reservas online es adecuado si:

  • tienes más de un evento
  • necesitas que las personas seleccionen una fecha de evento en un calendario
  • tu evento tiene varios componentes que se pueden seleccionar por separado

Este tutorial muestra las siguientes personalizaciones:

  • usar el horario para planificar eventos grupales
  • agregar un campo de ubicación
  • cobrar el pago con cada participación

Puedes ver el resultado final en la demo de un horario para un gimnasio.

Configurar un sistema de reservas online en 5 sencillos pasos

Una vez que hayas creado una nueva cuenta, la forma más eficiente de configurar tu horario es con un ciclo de construcción y prueba:

Configurar un horario básico usando el "Asistente de Nuevo Horario"

Antes de empezar

Para seguir los pasos para crear tu sistema de reservas online, debes tener una cuenta SuperSaaS. Es gratis y todo lo que necesitas es una dirección de correo electrónico válida. Inicia sesión en tu cuenta para llegar a tu Panel de Control.

Seleccionar el tipo de horario apropiado

Haz clic en Nuevo Horario en el menú a la derecha de tu Panel de Control. El sistema te llevará al Asistente de Nuevo Horario para seleccionar la configuración para tu sistema de reservas online.

El primer paso consiste en decidir si necesitas un horario de Recursos, Capacidad o Servicios. Selecciona el Horario de Capacidad para este tutorial, ya que más de una persona puede asistir a las clases de fítness.

Esta es una elección importante desde el principio, porque la única forma de cambiarla es comenzar de nuevo con un nuevo horario. Todas las demás configuraciones del horario se pueden cambiar en cualquier momento.

Determinar acceso

A continuación, selecciona Iniciar sesión para hacer cambios para que la gente tenga que registrarse para hacer una reserva. Para este tipo de sistema de reservas online, no querrás permitir el acceso Sin iniciar sesión ya que esto crearía un sistema abierto donde cualquiera puede hacer o eliminar reservas.

Nombrar tu sistema de reservas online

El nombre que le das a tu horario en combinación con el nombre de tu cuenta forma la URL que tus clientes verán en su navegador cuando usen tu sistema de reservas online. Siempre puedes cambiar el nombre (así como el nombre de tu cuenta) más adelante, pero ten en cuenta que si lo haces, la URL del horario cambiará en consecuencia y es posible que debas informar a tus usuarios. Proporciona un nombre corto pero descriptivo para tu horario, por ejemplo “Gimnasio”, y haz clic en Paso Siguiente.

Determinar la capacidad y la duración de sesiones

Decide cuántos participantes pueden asistir a tus clases de fitness seleccionando Varias veces: introduzca un valor para cuántos usuarios pueden ocupar una ranura al mismo tiempo e introduciendo un número bajo para probar la función de lista de espera. Siempre puedes modificar esto más tarde. Puedes marcar Ilimitado o inseguro si no deseas limitar el número de personas que pueden asistir a una clase.

Caja de menú

Ahora puedes establecer la duración predeterminada de las clases, que para este tutorial es de 60 minutos. Selecciona la Lista de Espera para ofrecer a los participantes la opción de poner su nombre en una lista de espera cuando tu horario esté completamente reservado.

En Calendario selecciona Mostrar un calendario con ranuras de tiempo de las que los usuarios pueden elegir, porque tu sistema de reservas online ofrecerá más de una clase. Al hacer clic en Terminar se crea el horario y se hace accesible online.

Ahora ya tienes un sistema de reservas online funcional. El siguiente paso te muestra cómo determinar cuándo tendrán lugar tus clases y cómo probar tu horario.

Probar el horario para ver si funciona como se esperaba

Para usar tu sistema de reservas online como administrador, haz clic en Usar en el cuadro de menú. Esto solo es visible cuando inicias sesión como administrador.

Cuadro de menú

Los usuarios habituales verán el mismo horario pero con menos opciones. También puedes encontrar Usar yendo a tu Panel de Control.

Puedes acceder a tu Panel de Control a través del enlace en la esquina superior derecha de la pantalla. También puedes marcar la página en tu navegador para uso diario.

Al entrar en tu sistema de reservas online por primera vez, serás recibido por un horario vacío. Mucho de lo que ves aquí se puede configurar ajustando las vistas y sus proporciones. Por ejemplo, puedes elegir mostrar un día, una semana o un mes a la vez.

Horario vacío

Crear una ranura para una clase

En el horario, haz clic en la hora en la que te gustaría crear una clase. Aparecerá una ventana emergente Nueva Ranura. Si esta ventana está en un sitio inconveniente, simplemente puedes arrastrarla a un sitio más adecuado en tu pantalla.

Diálogo de Nueva Ranura

Introduce la fecha y un título para la clase, como "Pilates Novato". En el campo Descripción puedes agregar imágenes y explicar de qué se trata la clase. Las imágenes deben estar disponibles en línea para vincularse aquí (es decir, la imagen debe comenzar con "http://").

Alternativamente, puedes usar el espacio encima del horario para dar una descripción más elaborada. Hay varias opciones de formato en Disposición para esto, incluso cambiar colores y agregar imágenes.

Al hacer clic en la ranura que has creado, se mostrará una clase vacía sin ninguna reserva. El enlace Nueva Reserva es útil si tú mismo tienes la intención de agregar participantes a tu clase, por ejemplo, si aceptas reservas por teléfono. Ten en cuenta que las personas que usan to horario no podrán ver la misma funcionalidad que tú como administrador.

Primera Reserva

Hacer una reserva

Haz clic en Nueva Reserva para crear una reserva para un cliente. Por defecto el sistema sólo pide un nombre, pero puedes configurar detalles adicionales en Proceso. Guarda la reserva haciendo clic en Crear Reserva.

La clase ahora muestra 1/3, lo que significa que un espacio está ocupado de tres espacios disponibles.

Una marca de verificación verde indica que esta ranura ahora tiene una reserva. Esto es conveniente para tus clientes, ya que les permite ver rápidamente a qué clases se han inscrito para asistir.

Editar la clase

Puedes realizar cambios en una clase haciendo clic en Editar Ranura. Si cambias los detalles de una clase, como la hora de inicio, todas las reservas para esa clase se moverán a la nueva hora.

Ajustar la configuración

Ahora tienes un sistema de reservas online básico que ofrece una clase de Pilates. Puedes ajustar la configuración predeterminada para satisfacer tus necesidades.

Pestaña Recursos

Pantalla "Configurar"

Haz clic en Configurar para ir a pestaña Resumen para obtener un resumen de las opciones que puedes ajustar. También puedes bloquear tu sistema de reservas online o eliminarlo por completo en esta página.

Determinar los parámetros de tus recursos

Pestaña Recursos contiene la configuración que define los parámetros generales de tu sistema de reservas online. La primera opción trata de nombrar el recurso apropiadamente, que en este caso es "Gimnasio".

Los términos que selecciones para usar en vez de los términos predeterminados "ranura de tiempo" y "reserva", se usarán en todo el sistema – incluidos los mensajes de error, las confirmaciones por correo electrónico y las páginas de ayuda.

También puedes cambiar el término de "usuario" a "deportista", por ejemplo. Esto se puede hacer a través de Disposición General (pero ten en cuenta que el cambio de estos términos se implementará en toda su cuenta).

Establecer la capacidad

Puedes determinar cuántas personas pueden unirse a una clase, y si deseas crear varias clases con diferentes capacidades puedes introducir la apropiada para cada una. Introducir cero desactivará la verificación de límite por completo.

El segundo campo determina cuántos espacios puede reservar una persona a la vez para una clase. Al establecer este valor en un valor distinto de 1, cambiará la interfaz de usuario para incluir un campo de cantidad al hacer una reserva. Puedes cambiar el nombre del campo "cantidad" a un término más apropiado como "número de participantes", a través de Proceso, donde encontrarás la sección ¿Qué información tiene que introducir el usuario con cada reserva?. Aquí, selecciona el segundo enlace Personalizar e introduce el nombre de campo apropiado.

Para una clase de fitness puede ser conveniente dejar esto a 1, pero si vendieras boletos para una obra de teatro, por ejemplo, permitirías a las personas comprar múltiples boletos a la vez.

A continuación, puedes especificar cuántas reservas puede hacer alguien en total para todas las clases. También puedes especificar si este total debe incluir reservas antiguas. Cuando se alcanza el máximo, tu cliente solo puede cambiar o eliminar sus reservas existentes. Puedes especificar un límite separado para el número de reservas que puede hacer un usuario en el mismo día, la misma semana, o el mismo mes.

Hay dos casillas de verificación que determinan si los participantes pueden hacer más reservas para la misma clase y si la información de capacidad es visible para otras personas además de ti. Ten en cuenta que el sistema solo puede determinar si alguien es "la misma persona" por su nombre de usuario. Entonces, si permites que la gente cree su propio usuario (o si permites reservas anónimas), el sistema no puede evitar que alguien haga una segunda reserva creando un segundo usuario.

Configurar la lista de espera

Overbooking se refiere a la lista de espera. Puedes definir de no permitir overbooking, o de permitir reservar por encima de la capacidad de inmediato por el administrador y superusuarios, o por todo el mundo, o puedes elegir de colocar a gente en la lista de espera hasta que se cancele una reserva.

Si eliges la lista de espera, se crea una lista separada para cada clase y si alguien solicita más espacios de los que están disponibles, se moverán a la lista de espera. Si marcas la casilla de colocación automática, el orden en que se hagan las reservas determina a quién se le ofrecerá un espacio si hay una cancelación. Como administrador, puedes colocar a personas desde la lista de espera cuando quieras, incluso si eso significa que los totales del grupo superarían el límite establecido.

Ten en cuenta que la colocación automática obedecerá los límites de tiempo establecidos en Proceso, por lo que si configuras el horario para permitir reservas hasta un día de antelación, la colocación automática también se detendrá allí.

Agregar un campo Lugar

Puedes especificar dónde tienen lugar tus clases agregándolo al campo "Lugar". Si tienes múltiples clases, la interfaz hará espacio para la información adicional. Si publicas tu calendario, esta información también se transfiere al campo de ubicación apropiado en los calendarios de Outlook o Google.

Ubicación

Establecer precio y duración

Puedes establecer el precio de tus clases. El valor que introduces aquí es simplemente un valor predeterminado que puedes ajustar para cada clase individual si es necesario. Haciendo clic en Configurar precios puedes crear reglas de precios avanzadas.

Fíjate que establecer un precio no significa que realmente debas cobrar a los clientes a través del sitio. Puedes elegir mostrar un precio pero organizar el pago de otra manera. Puedes encontrar más información sobre el uso de reglas de precios y métodos de pago en Pagos.

En Duración puedes establecer una duración predeterminada para las ranuras y modificar la interfaz de usuario para la visualización de tiempo. Redondear todas las horas a días completos puede ser una buena idea si estás utilizando tu sistema de reservas online para eventos que tienen lugar durante varios días.

Precio

Definir control de acceso

El sistema también proporciona configuraciones para quién se puede registrar para tu Gimnasio. Puedes pedir a los clientes que se registren o permitir que cualquiera que pueda ver el horario puede reservar tus clases. Obtén más información sobre las opciones de acceso en Controlar el acceso a tu horario.

Acceso al horario

Probar el horario desde el punto de vista de un visitante

Ten en cuenta que tu sistema de reservas online se ve diferente para ti como administrador que para los visitantes. Para ver el horario como visitante habitual, cierra sesión y vuelve al horario como usuario habitual. Una buena alternativa para tener que alternar entre los modos de administrador y usuario es usar un segundo navegador. Así puedes usar uno de los navegadores como administrador y el otro como usuario normal. Esto se describe en más detalle en Probar el horario que has creado.

Si deseas dirigir a alguien directamente a un horario específico, puedes encontrar el enlace a ese horario en Configurar pestaña Resumen. Una vez en el horario pueden hacer clic en el enlace de inicio de sesión en la parte superior derecha de la pantalla.

Usuarios de horario de fitness

Integrar el sistema de reservas en tu sitio web

Una vez que hayas configurado tu sistema de reservas online y lo hayas probado para asegurarte de que se comporta como se espera, puedes compartirlo con tus clientes.

Esencialmente hay dos formas de traer a visitantes a tu horario:

  1. Poner un enlace a tu sistema de reservas online en tu propio sitio web.
  2. Incrustar tu horario de SuperSaaS dentro de un marco en tu propio sitio web.

Encuentra más información acerca de cómo integrar un horario en tu sitio web.

Ejemplos de integración

Tu sistema de reservas online se puede mostrar a los usuarios de varias maneras. Puede ser integrado en tu sitio web utilizando un iframe, utilizado en un dispositivo móvil o simplemente vinculado a SuperSaaS.

Si quieres cambiar la apariencia y el esquema de color de tu horario, puedes obtener más información sobre cómo hacer esto y otras opciones de formato en Cambiar la apariencia de un horario.