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Sincronizar con otros calendarios

Por favor, ten en cuenta que las características descritas en esta página sólo están disponibles para suscriptores. Puedes probarlas durante una semana haciendo clic en el botón “Empezar prueba gratuita” en la página de “Sincronización”.

SuperSaaS ofrece diferentes formas de conectar tu horario de citas a otros programas de calendario online. Puedes dejar que la disponibilidad de un horario dependa de Google Calendar o publicar la información de citas de tus horarios en un programa de calendario como Outlook en tu ordenador o teléfono.

Permitir que la disponibilidad de SuperSaaS dependa de Google Calendar
Mostrar tus reserevas SuperSaaS en un calendario externo

Dejar que la disponibilidad de SuperSaaS dependa de tu calendario personal

SuperSaaS es capaz de conectar directamente con Google Calendar y utilizar su información de disponibilidad para determinar tu disponibilidad en SuperSaaS. Si quieres utilizar la información de disponibilidad de un programa como Outlook necesitarás primero configurar una sincronización desde tu Outlook a Google Calendar.

Google Calendar

Cuando enlazas un Google Calendar con un horario SuperSaaS, las citas de tu Google Calendar se mostrarán como períodos no disponibles en tu horario SuperSaaS. De esta forma, los clientes pueden sólo reservar cuando tanto tu calendario personal como tus horarios generales de apertura lo permiten. Sólo la información de disponibilidad se sincronizará, por lo que tus clientes no verán ningún detalle de tus citas personales. Si te gustaría publicar tu horario SuperSaaS en tu Google Calendar, entonces puedes seguir este tutorial.

Utilizar este tipo de sincronización de Google puede también ser útil si quieres definir horas de apertura complejas. Puedes crear un patrón complicado de repetición de citas en Google Calendar que deje disponibles tus horas de apertura deseadas.

Estos son los pasos necesarios para configurar la sincronización:

  1. En tu Calendario de Google, haz clic en el nombre del calendario que te gustaría sincronizar y haz clic en la flecha desplegable que aparece.
  2. Elige Compartir este calendario
    Clic para compartir
  3. Selecciona Hacer este calendario público y Compartir sólo mi información de disponibilidad..
  4. Hacer clic en Detalles de Calendario y copiar el ID de calendario que se muestra bajo la dirección del Calendario, como se muestra abajo. ISi sólo tienes un Google Calendar, el ID es probablemente igual a tu dirección de correo. Google Calendar ID
  5. En tu panel SuperSaaS, ve a Supervisar > Sincronizar. Aquí ahora puedes rellenar el ID de calendario. El programa verificará la conexión al hacer clic en Guardar cambios y un mensaje en la parte superior de la pantalla indicará si la conexión se estableció con éxito.

Una vez que esto está configurado, el sistema SuperSaaS comprobará regularmente tu Google Calendar para las actualizaciones. La frecuencia con la cual la información disponible de tu Calendario de Google se actualiza depende de con cuánta frecuencia se accede a tu horario. Siempre que alguien utiliza tu calendario, el sistema evalúa si su copia de tu información es 15 minutos más antigua y si esto es así se actualizará la información. Este proceso de actualización puede tomar algunos seguros y puede necesitar una segunda actualización de la página para que se vea la información actualizada. Esto no debería ser un problema para los usuarios, ya que ellos siempre necesitan más de una página antes de poder hacer una reserva. Las actualizaciones se recuperan hasta 5 meses en el futuro, por lo que puede que te interese asegurarte de que tus usuarios no pueden reservar con más antelación.

Si quieres poner una cita en tu Google Calendar que no quieres que se muestre como no disponible en SuperSaaS, puedes hacer clic en Editar detalles de evento en Google Calendar y seleccionar la opción Mostrarme como: Disponible Si quieres que todavía hacer citas por ti mismo durante las fechas que se indican como ocupadas en tu Google Calendar, entonces comprueba la opción Permitir al administrador ignorar las restricciones de tiempo en la pestaña de horas de apertura.

Solución de problemas

Aseguŕate de que la zona horaria seleccionada es correcta, tanto en Google Calendar como en SuperSaaS. Las zonas horarias no tienen que ser la misma en ambos calendarios, pero los tiempos se traducirán como corresponda si las zonas horarias difieren, por lo que debes asegurarte de que dicha traducción sucede de forma intencionada.

Utilizar disponibilidad de Outlook en SuperSaaS

Para permitir que la disponibilidad de SuperSaaS dependa de tu calendario de Outlook, necesitarás un tercer programa de sincronización para establecer primero una sincronización entre Outlook y Google Calendar. Google Calendar es de uso gratuito y fácil de configurar. Por tanto no necesitas utilizar activamente Google Calendar par administrar tu horario, puedes simplemente utilizarlo como un puente entre Outlook y SuperSaaS.

Hay varios programas de sincronización disponibles:

  • gSyncit (gratis para sincronizar un calendario)
  • Sync2
  • Sync Mac (para usuarios Mac, sincronización gratuita de calendario)

Sólo necesitas sincronizar el Calendario Outlook con Google, no hay necesidad de sincronizar contactos y tareas. A través de los ajustes avanzados, puedes seleccionar la frecuencia de sincronización, la cual puedes establecer cada 5 minutos o menos.

Después de que hayas configurado la sincronización entre Outlook y tu Google Calendar, establece la sincronización entre SuperSaaS y Google como describimos arriba. Una vez el programa de sincronización haya completado la sincronización inicial, las horas ocupadas de Outlook se mostrarán bloqueadas en tu horario SuperSaaS.

Publica un horario SuperSaaS en otro programa de calendario

Puedes publicar tu horario en cualquier programa de calendario que pueda suscribirse a una industria estándar iCal feed, como Microsoft Outlook, iCalendar de Apple o Google Calendario. El enlace iCal es una de las maneras: cuando cambias algo en tu horario SuperSaaS, se reflejará en, por ejemplo, tu calendario Outlook después de que se haya sincronizado. Pero las citas no se pueden editar en Outlook. Puedes también utilizar el enlace webcal para mostrar tus reservas en el calendario de tu teléfono móvil. La versión móvil de tu sitio web (m.supersaas.com) es, sin embargo, generalmente una mejor elección ya que te permite editar también las citas.

Estos son los pasos necesarios para configurar la sincronización:

  1. Para configurar una suscripción, primero busca el enlace webcal a tu horario SuperSaaS. Puedes encontrar este enlace a través de los ajustes Supervisar > Sincronizar
  2. Si utilizas Google Calendar, entonces te hará falta ir a la vista del calendario principal y hacer clic en la flecha desplegable al lado de Otros calendarios.
  3. Ahora puedes seleccionar Añadir URL y añadir el enlace webcal.
Elegir añadir una URL Insertar dirección
Ten en cuenta que la frecuencia con la que Google actualiza la información no está bajo nuestro control y puede llevar varias horas. Las actualizaciones de Microsoft Outlook deberían tardar unos 15 minutos cuando se utilizan los ajustes por defecto.

En un calendario suscrito, los datos se guardan separados de las otras citas de tu calendario; en un Google Calendar ésta es la sección otros calendarios. Estos no están realmente fusionados, por lo que puedes borrarlo fácilmente otra vez sin que afecte a tus otras citas.

Si quieres fusionar las citas de tu calendario SuperSaaS con las de tu programa de calendario, entonces descárgalas a través de Supervisar > Descargar y actualízalas en tu programa de calendario. En este caso, sin embargo, las citas ya no se pueden actualizar automáticamente. Una opción intermedia es que el sistema SuperSaaS te envíe automáticamente los correos de confirmación con un pequeño iCal adjunto cada vez que se consiga una cita. Esto te permite añadir las citas a tu calendario con un clic. Puedes añadir un iCal adjunto incluyendo el palabra mágica $ical en tus correos de confirmación.

La frecuencia con la que los datos se actualizan depende del programa de calendario utilizado, no de SuperSaaS. El protocolo iCal es bastante ineficiente ya que requiere la transferencia de todos los datos del calendario para cada actualización. Esto hace que la mayoría de programas de calendarios decidan no actualizar frecuentemente. También, el protocolo iCal sólo permite enviar un número limitado de campos de datos. Esto significa que ninguno de los campos personalizados que has definido en SuperSaaS se va a transferir.

Si eres un programador, puedes evitar estas limitaciones utilizando la Api SuperSaaS API. Esto es más eficiente y proporciona todos los campos de datos relevantes, pero requiere la excelencia técnica de construir una interfaz.

La interfaz iCal no proporciona medidas de autorización Por tanto, si te preocupa que las personas puedan encontrar tu enlace webcal y utilizarlo sin tu conocimiento, puedes bloquearlo. En la pestaña Configurar > Acceso, cerca de la parte inferior de la pantalla, puedes seleccionar Bloquear acceso con programas de calendario. Después de seleccionar esta opción, la sincronización a través de iCal estará deshabilitada.