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Tutorial: Sincronizar Con Otros Programas De Calendario

Tenga en cuenta que las funciones descritas en esta página están disponibles sólo para suscriptores

SuperSaaS ofrece varias maneras de conectar a otros programas:

  1. Puede utilizar la información de libre/ocupado de un Google Calendar para indicar su disponibilidad en SuperSaaS
  2. Puede publicar un calendario SuperSaaS para mostrar las reservas en un programa de calendario como Outlook o Google Calendar
  3. Si necesita capacidades de sincronización más avanzadas y es un programador hay una API disponible. Véase la documentación de API para más información.

1. Configurar Disponibilidad de un Horario desde Google Calendar

Al vincular un Google Calendar a un horario SuperSaaS, eventos en el Google Calendar se mostrarán como periodos no disponibles en el horario de SuperSaaS. Un ejemplo de cómo esto es útil es si tiene una agenda personal y quiere dejar a clientes reservar sólo cuando usted no está ocupado. Puede definir horarios de apertura normales en un horario, y clientes serán limitados a esos tiempos que se encuentren dentro de los horarios de apertura y también estén disponibles en su calendario personal. Tenga en cuenta que sólo la información de libre/ocupado está sincronizado, para que sus clientes no verán ninguno de los detalles de su agenda personal. Si quiere poner una cita en su Google Calendar que no quiere que aparezca como tiempo no disponible en SuperSaaS, puede pulsar "Editar evento" en Google y seleccionar la opción "Mostrar como: Disponible". Otra forma de que esta función puede ser útil es si tiene horarios de apertura muy complejos que se pueden definir mas fácilmente con las opciones flexibles de Google Calendar que con las facilidades de SuperSaaS.

Estos son los pasos necesarios para configurar sincronización:

ID de Calendar en Google Calendar
  1. Asegúrese de que la información de libre/ocupado de su Google Calendar se haya hecho pública. En Google Calendar busque la configuración "Compartir este calendario" y seleccione "Hacer público este calendario" y, opcionalmente, seleccione "Compartir únicamente mi información de libre/ocupado (ocultar detalles)". Si el calendario con lo que sincroniza es un calendario que Google mismo saca de otro lugar, el Compartir sólo se puede establecer al Añadir el calendario. En ese caso puede ser que tenga que eliminar y volver a añadir el calendario para cambiar la opción de compartir.
  2. Asegúrese de que la zona horaria es correcta, tanto en Google Calendar como en SuperSaaS. Las zonas horarias no tienen que ser iguales en ambos calendarios; tiempos se recalcularán apropiadamente si son diferentes, pues debe asegurarse de que dicha recalculación ocurre intencionalmente.
  3. Busque el ID de Calendar para el calendario que desea sincronizar. En Google Calendar, pulse "Configuración del calendario" para el calendario en cuestión. El ID aparece en la parte inferior de la página en la sección "Dirección del calendario" (ver foto). Si esta es tu calendario principal, suele ser idéntica a su nombre de usuario de Google, pero si está usando un calendario secundario es una dirección larga como por ejemplo "teuappgh9sdojl@group.calendar.google.com".
  4. En la web de SuperSaaS vaya a la pantalla "Supervisar", pestaña "Sincronizar", y rellene el ID de Calendar en la casilla correspondiente. Si quiere seguir pudiendo hacer reservas usted mismo en periodos que el Google Calendar indica tiempo ocupado, marque la casilla "Superusuarios y el administrador no están limitados a restricciones de tiempo como horarios de apertura". El sistema verificará la conexión al Google Calendar al pulsar "Guardar cambios". Si no hay errores el enlace se ha realizado correctamente.

Una vez que se establezca lo anterior, SuperSaaS comprobará periódicamente el Google Calendar para actualizaciones. La frecuencia con la que se actualiza la información de disponibilidad de Google Calendar depende de la frecuencia con que se accede a su horario. Cada vez que alguien acceda a su horario el sistema evalúa si nuestra copia de su información es más antiguo que 15 minutos, y si lo es, actualizará nuestra copia. Este proceso de actualización puede tardar unos segundos, así que puede necesitar una segunda actualización de la página para ver la información actualizada. Esto no debería ser un problema para usuarios, ya que siempre utilizan más de una página antes de que puedan realizar una reserva. Pero si usted mismo está mirando su horario y ya tiene la ventana abierta, puede ser que tenga que navegar unas páginas para ver la actualización. Actualmente un máximo de 6 meses en el futuro se recuperan de tu Google Calendar, por lo que es aconsejable de evitar que sus usuarios hagan reservas más tiempo en adelanto.

Actualmente un horario de SuperSaaS sólo se puede sincronizar con un Google Calendar la vez, pero un Google Calendar se puede sincronizar con múltiples horarios de SuperSaaS. Esta función actualmente sólo funciona con Google Calendar y con calendarios de Google Apps. Outlook u otros programas de calendario todavía no se apoyan. Sin embargo la mayoría de los otros programas de calendario como Outlook o Lotus Notes ofrece una sincronización con Google Calendar, así que puede obtener el mismo resultado a través de un desvío.

2. Publicar un Horario a Otro Programa de Calendario

Puede publicar su horario a cualquier programa que puede suscribirse a un feed iCal estándar según RFC 2445, como Microsoft Outlook, Apple iCal o Google Calendar. La conexión de iCal es unidireccional: si cambia algo online en su horario SuperSaaS se verá reflejado en (por ejemplo) su agenda de Outlook después de haber sincronizado, pero las reservas no se pueden editar en Outlook. También puede utilizar el enlace webcal para mostrar sus reservas en el calendario de su móvil, como el iPhone, pero por lo general la versión móvil de nuestra web (m.supersaas.es) es una mejor opción porque le permite editar las reservas también.

Para configurar una suscripción busque el enlace "webcal" para su horario: vaya a la pantalla "Supervisar", pulse pestaña "Sincronizar" y siga las instrucciones en esa página. A continuación, puede utilizar este enlace en su programa de calendario. El procedimiento depende del programa que esté utilizando, consulte la documentación de esa aplicación para más detalles. Si está utilizando Google Calendar tiene que buscar la opción "Añadir por URL". Tenga en cuenta que la frecuencia con la que Google actualiza la información no está bajo nuestro control y puede durar varias horas. Actualizaciones de Microsoft Outlook debe tomar alrededor de 15 minutos cuando se utilizan ajustes por defecto.

En un calendario suscrito los datos se mantienen separados de otras citas en su calendario, no se fusionan, pues se puede eliminar un calendario suscrito fácilmente sin cambiar otras citas. Si desea fusionar las citas de su calendario SuperSaaS con las de su programa de calendario, las puede descargar en pestaña "Descargar" e importarlas en su programa de calendario. Sin embargo, en este caso, las reservas ya no se actualizarán automáticamente. Un término medio es dejar SuperSaaS enviarle automáticamente un correo.e, cada vez que se haga una reserva, con un pequeño fichero "iCal" adjunto que puede importar en su programa de calendario. Consulte la documentación aquí para saber cómo adjuntar ficheros iCal a mensajes de correo electrónico.

La frecuencia con la que se actualiza la información depende del programa (no de SuperSaaS). El protocolo estándar es muy ineficiente, requeriendo transferencia de todos los datos en el calendario en cada actualización, por lo que a menudo los programas de calendario no suelen actualizar muy frecuentemente. Además, el protocolo iCal sólo permite enviar una cantidad limitada de campos de datos. Esto significa que ninguno de los campos personalizados que ha definido en SuperSaaS serán transferidos. Si usted es un programador puede evitar estas limitaciones utilizando la API de SuperSaaS. Esto es más eficiente y ofrece todos los campos de datos pertinentes, pero se requiere la capacidad técnica para crear una interfaz.

La interfaz de iCal no proporciona medidas de autorización, así que si está preocupado que alguien pueda encontrar el enlace webcal de su horario y usarlo sin su conocimiento, lo puede bloquear. En pestaña "Acceso", en la parte inferior de la pantalla se puede seleccionar "Bloquear acceso con aplicaciones de calendario como Outlook y Google Calendar".


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