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Tutorial: Personalizar El Flujo De Trabajo

Diagrama de flujo de hacer reservas

Puede personalizar el flujo de trabajo en la página de Proceso que se
encuentra pulsando el botón azul "Configurar" y seleccionando la pestaña "Proceso". La primera cosa en la página de Proceso es un diagrama de flujo que detalla los pasos por los que alguien tiene que pasar para hacer una reserva. Esto no incluye los pasos para crear un nombre de usuario. Éstos se muestran en la página de ‘Control de Acceso’ y se describen en detalle aquí. El diagrama de flujo se actualiza automáticamente mientras realice cambios en el resto de la página. Por ejemplo, si selecciona "Mandar una confirmación", ese paso adicional aparecerá en el diagrama de flujo.

Debajo del diagrama de flujo puede indicar qué información se pide para cada reserva. Si requiere que el cliente entre con su correo.e, el correo.e no se pedirá para cada reserva porque el sistema ya lo sabe.

Si le pide al cliente de completar información que ya proporcionó al registrarse, el valor que usó al registrarse se usará como valor predeterminado. Por ejemplo, si pide una dirección para crear un nombre de usuario, y luego la vuelve a pedir para crear una reserva, el valor introducido creando el usuario se mostrará por defecto para que el cliente no tenga que escribirla de nuevo.

Interfaz de Usuario Personalizada

La mayoría de los campos son simplemente campos de texto, menos el campo "dirección" que es una caja de texto multilínea, y país que es un menú desplegable. En la página ‘Control de Acceso’ puede agregar dos campos de texto personalizados para crear un nombre de usuario, y otros dos aquí, dándole cuatro campos personalizados en total. Los dos campos personalizados en esta página se pueden personalizar aún más a ser un área de texto más grande o un menú desplegable, pulsando el enlace "Personalizar" al lado de ellos. Si usted ofrece a sus clientes una selección de productos o servicios, un menú desplegable puede ser una buena manera de seleccionar. La pantalla de "Personalizar" explica cómo especificar las opciones. También puede establecer un identificador de producto que se almacena con cada selección para permitir una fácil integración con su back office, por ejemplo si descarga el horario a Excel.

Si necesita más campos de lo que se enumeran, puede crear un formulario personalizado que puede tener un número ilimitado de campos y puede incluir comentarios como instrucciones de uso. En el Panel de Control hay un enlace "Nuevo Formulario" que le llevará a un editor de formularios donde puede diseñar un formulario con campos de cualquier tipo, incluyendo "casillas de verificación" y "botones de radio". Después de dar un título al formulario y guardarlo, pestaña "Proceso" contendrá una opción para conectar el formulario a su horario, para poder usarlo para registrarse y hacer reservas. Un ejemplo de uso de esto es mostrar una página de "Términos y Condiciones" a sus clientes antes de que puedan realizar reservas.

Si ha creado un "campo de supervisor" en la página Control de Acceso, en pestaña Proceso verá la opción de mostrar u ocultar este campo para el usuario normal. Un campo de supervisor es útil para almacenar información que el cliente no debe modificar, como un número de socio. También puede utilizar el campo para dar un descuento a un cliente individual. Si coloca el texto -10% en el campo de supervisor un descuento del 10% se aplicará automáticamente en la pantalla de pago para ese cliente.

Con la siguiente opción puede permitir que clientes creen reservas repetidas. Si se selecciona esta opción, una nueva opción "Repetir" aparecerá en el diálogo para una nueva reserva. Esta opción se comporta de forma diferente para un "horario de capacidad" y un "horario de recursos". El "horario de servicios" no ofrece reservas repetidas. En un "horario de recursos" se le ofrecerá al cliente a repetir su reserva diariamente/semanalmente/mensualmente/etc. hasta una fecha determinada. En un "horario de capacidad" la opción de repetir sólo será visible si la reserva es para una ranura repetida que usted ha creado. En ese caso, el cliente puede seleccionar de una lista qué ranuras (fechas) quiere repetir, o usted puede obligarlo a reservar para todas las ranuras repetidas a la vez. Esa opción es útil para un curso en el que los estudiantes deben asistir a todas las clases en una serie. En un elemento repetido el diálogo para cambiarlo contendrá una opción que ofrece la elección de cambiar una única reserva, o cambiar todas las reservas desde esa.

Puede seguir cambiando el proceso de reserva seleccionando "Pedir aprobación…" o "Completar pago…" en la siguiente sección. Cuando selecciona "Pedir aprobación" reservas sólo se hacen tentativamente. El administrador o un superusuario tendrá que confirmar la reserva antes de que se comprometa y se envíe una confirmación. Puede instruir el sistema de enviar una notificación al administrador cada vez que una reserva esté pendiente de aprobación.

Hay una casilla de verificación para aprobar automáticamente reservas hechas por superusuarios y el administrador. Si alguien tiene "crédito ilimitado" sus reservas también serán aprobadas automáticamente. Este es un atajo útil para permitir a ciertas personas de confianza para eludir el sistema de aprobación. Para dar crédito ilimitado a alguien, primero habilite el sistema de crédito en la página "Configuración de Pagos". Entonces le puede conceder el crédito ilimitado en la pantalla "Gestión de Usuarios". Hay mucho más que decir sobre pagos así que hay un tutorial aparte sobre configurar pagos.

Por defecto el cliente se quedará en la misma página después de haber completado una reserva. Su reserva se destacará en el horario con un mensaje diciendo que su reserva se ha realizado correctamente. Puede modificar este comportamiento mediante la introducción de su propia URL, donde el cliente será redirigido después de hacer una reserva. Para facilitar el rastreo de reservas puede utilizar las palabras mágicas $name, $id, $price, $slot_id, $email o $full_name en la URL, que serán sustituidas respectivamente por el nombre de usuario, ID, precio, ID de la ranura, correo electrónico, o nombre completo. Si proporciona su propia URL, es muy recomendable que la página a la que llevará al cliente muestra claramente que la reserva se ha realizado correctamente. Redirigir al cliente a la página principal de su web sin ningún tipo de confirmación sobre lo que pasó sería confuso para el cliente (y PayPal explícitamente prohíbe eso si utiliza su proceso de pago). Si un cliente pulsa el enlace para "Salir" en una página SuperSaaS, se le llevará a la URL especificada en la página "Disposición General". Esta puede ser una URL diferente y la página principal de su web sería apropiada ahí.

Los siguientes ajustes tratan de mensajes de correo electrónico. Tenga en cuenta que la mayoría de los mensajes no se envían cuando está entrado como administrador, ya que rápidamente inundaría su buzón de correo trabajando en el sistema. Así que para comprobar si recibe los mensajes adecuados, primero entre como un usuario normal como se explica en comprobar su horario

Un cambio en el horario puede generar varios mensajes diferentes:

Los mensajes a los clientes que se pueden personalizar se describen en el tutorial sobre Cambiar la disposición. Además de los mensajes generados por el horario puede enviar un mensaje a los nuevos clientes cuando se registran, incluyendo opcionalmente un enlace para confirmar su dirección de correo electrónico. Este mensaje se configura en la pantalla "Control de Acceso" que puede acceder desde el Panel de Control.

La última sección de la página le permite especificar cuánto tiempo antes puede añadir o cambiar un cliente su reserva. El sistema utiliza una "ventana de tiempo deslizante", que calcula cuánto tiempo queda entre el inicio de la reserva y la hora actual en su ubicación y comprueba si queda dentro de los límites especificados. Para el límite de cuánto tiempo antes se puede añadir, puede utilizar un cálculo alternativo. Por ejemplo, supongamos que: usted ha establecido que "Puede añadir desde 1 día antes" y que su negocio abre a las 9, y ahora son las 9. Con la ventana deslizante clientes sólo serían capaces de hacer una reserva para las 9 del día siguiente, y tendrían que esperar hasta las 10 para hacer una cita a las 10 del día siguiente. Si marca la casilla "Hacer disponible el día entero a la hora de apertura", serían capaces de hacer una reserva para todo el día siguiente a partir de las 9. Como administrador sigue pudiendo hacer reservas fuera de estos límites, así que para verificar que esto funciona correctamente es necesario salir como administrador y entrar como usuario normal.

Crear Reservas para Otras Personas

Cuando se crea una reserva el sistema la almacena con el nombre de usuario del creador. De esta manera se puede presentar a cada cliente una lista de sus reservas en vista "Agenda", y sus reservas se pueden diferenciar visualmente en vistas de calendario. Si recibe una reserva a través de otras medias, por ejemplo por teléfono, la puede añadir al horario usted mismo. Pero si está entrado como administrador la reserva se mostrará como perteneciente al administrador. En esos casos puede actuar en nombre de la persona para quien es la reserva. Para actuar en nombre de otra persona vaya a la pantalla "Gestión de Usuarios" desde el Panel de Control y pulse la flecha azul al lado del usuario que desea impersonar. Si ahora realiza una reserva, figurará como creada por ese usuario seguido por una barra y la persona que actuó en nombre de el. Esto asegura que la reserva se enumere en la agenda de ese cliente, y también enviará confirmaciones y recordatorios automáticos por correo.e al cliente, si se aplica. Para dejar de actuar en nombre de otra persona, simplemente pulse su nombre en la esquina superior derecha de la pantalla. Mientras que está actuando en nombre de otra persona, conserva sus propios privilegios, así que todavía será capaz de ver la información de otros usuarios, por ejemplo.

Si usted hace la mayoría o la totalidad de sus reservas en nombre de otras personas y no le importa que aparecen en su propia agenda, también hay una manera más rápida de trabajar. Este método más rápido simplemente le permitirá cambiar la dirección de correo.e de la confirmación saliente. Para activar este modo de trabajo vaya a la página "Control de Acceso" y desactive la casilla junto a "Utilizar dirección de correo.e como nombre de usuario". Si ahora vuelve a la pestaña Proceso de Configurar su horario, verá una nueva entrada "Dirección de correo.e" que se puede habilitar (Obligatorio u Opcional). Cuando ahora realiza una reserva como superusuario o administrador, la dirección de correo.e se utilizará para enviar las confirmaciones y recordatorios. Si un usuario normal hace una reserva y no rellene el campo de correo.e, el sistema utilizará el nombre de usuario en su lugar.


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