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Tutorial: Sistema De Reservas Con El Horario De Servicios

Este tutorial muestra como utilizar un "horario de servicios" para crear un
calendario de citas. SuperSaaS ofrece dos tipos de horarios más, es decir, el "horario de capacidad" y el "horario de recursos". Para saber qué tipo es el más adecuado para su propósito véase la explicación de los diferentes tipos de horarios.

Puede jugar con un ejemplo práctico de un horario de servicios en esta demostración. La demostración utiliza un terapeuta como ejemplo, pero podría aplicarse a un consultorio dental, un salón de belleza, o cualquier otro negocio que tiene una lista de servicios para elegir.

Horarios de Servicios Pueden Utilizar Horarios de Recursos

Un servicio típicamente requiere uno o más "recursos" disponibles. Por ejemplo, el servicio "masaje" requiere que el recurso "terapeuta" esté disponible. Y el servicio "Sala de reuniones con proyector" requiere que una sala de reuniones y un proyector estén disponibles. En el cálculo de la disponibilidad, el sistema asegura de que todos los recursos necesarios para el servicio están disponibles. Para que esto funcione es necesario crear uno o más horarios de recursos de que el horario de servicios depende. Puede hacer esto antes de crear el horario de servicios o después. Todos los recursos pueden estar en un único horario de recursos, o pueden estar en horarios separados. Si tiene recursos intercambiables, por ejemplo tiene múltiples habitaciones y el servicio se puede ofrecer en cualquiera de ellas, esos recursos se deberían de poner en el mismo horario de recursos.

También es posible que múltiples horarios de servicios dependen de los mismos horarios de recursos. Esto puede ser útil si usted desea aplicar diferentes restricciones a diferentes grupos de usuarios. Por ejemplo, a socios se puede permitir ver los detalles de las reservas de otros socios, y pagar un precio diferente, que clientes normales.

Como caso especial, cuando un horario de servicios utiliza un único recurso, no es necesario crear un horario de recursos independiente. En lugar de eso puede configurar el horario de servicios para evitar que citas traslapen. Un ejemplo es un horario de servicio para un solo terapeuta: si es el único aceptando citas no hay necesidad de un horario de recursos independiente con su disponibilidad porque las citas no se pueden traslapar.

Crear un Nuevo Horario de Servicios Utilizando el Asistente

Para crear un nuevo horario, pulse el enlace "Nuevo Horario" en el menú de la derecha en el Panel de Control. Suponiendo que usted ya ha creado una cuenta SuperSaaS y está entrado, puede encontrar un enlace al Panel de Control en la parte superior de esta página. Esto le lleva a un asistente que hace una serie de preguntas y crea un horario con una configuración predeterminada razonable para su situación. La primera pantalla del asistente le presenta una selección de tipos de horarios. Esta elección es importante porque, a diferencia de otros ajustes, la única forma de cambiarlo es empezar de cero con un nuevo horario. Este tutorial supone que usted ha decidido utilizar un "horario de servicios"; si no está seguro lea la explicación que el asistente proporciona.

La siguiente pantalla le pedirá que elija un nombre para su horario. En el paso final se le pide enumerar los servicios y especificar valores predeterminados para la disponibilidad de los servicios. En el asistente sólo se define el nombre y la duración de cada servicio y, si ya ha creado un horario de recursos, también se puede ver una selector al lado de cada servicio que le permite definir cuáles son los recursos que utiliza. Más tarde, tiene la oportunidad de especificar los detalles adicionales de cada servicio, como por ejemplo precio y una descripción. Si define sólo un único servicio, la interfaz de usuario ocultará el selector de servicios.

Se recomienda que particione sus días en tiempos prefijados que personas pueden reservar, por ejemplo, cada hora, o cada 10 minutos. Aunque el sistema funciona correctamente con tiempos de inicio arbitrarios, puede llegar a resultados sorprendentes. Por ejemplo, si la disponibilidad de recursos difiere en sólo unos minutos el sistema indicaría con minúsculas cajitas de unos minutos de largo que el servicio tiene diferentes recursos disponibles. Esto no será útil y puede confundir a sus usuarios. Si los tiempos de inicio se limitan a horas enteras, el sistema dibujará una cuadrícula de bloques que contienen los recursos disponibles para cada hora, lo cual se ve mucho más agradable.

Una vez que pulse el botón "Terminar", el sistema configura su horario y lo pone online de inmediato.

Probar la Funcionalidad Básica

Cuadro de Menú

Para probar el horario, pulse el botón "Usar" en el cuadro de menú como en la foto a la derecha. Sólo es visible si ha entrado como administrador, los usuarios normales no lo verán. También puede encontrar su horario a través del Panel de Control, que siempre se puede llegar con el enlace en la esquina superior derecha de la pantalla.

Ejemplo horario servicio

Inicialmente el horario estará completamente vacío. Si ha introducido más de un servicio la izquierda de la pantalla tendrá una columna para seleccionar un servicio. Para crear una reserva, pulse uno de los bloques de puntos que indican los tiempos en que se puede realizar una reserva.

Al pulsar "Crear Reserva" el horario se actualiza para mostrar la reserva y ajustar la disponibilidad. Pulse la reserva que acabamos de crear de nuevo y aparece una ventana con botones "Actualizar" y "Borrar" que le permiten editar la reserva.

Reservas hechas en un horario de servicios se muestran en los horarios de recursos de todos los recursos de los que dependen, pero no pueden ser editados allí. Pulsarlas ofrece una ventana emergente con un enlace al horario en el que se pueden editar. Si la misma reserva aparece en múltiples horarios todavía sólo cuenta como una sola reserva en el uso de la suscripción.

Cambiar la Configuración

El asistente configura el horario con valores predeterminados razonables, pero es probable que usted desea cambiar la configuración para adaptarse mejor a sus necesidades. Pulse el botón "Configurar" para ir a la página Resumen donde se encuentra un resumen de todas las opciones disponibles. Esta página también le permite eliminar el horario o bloquearlo temporalmente. La pestaña "Servicios" se explica en detalle en esta página. Cada una de las otras pestañas tiene su propio capítulo.

La Pestaña "Servicios"

Pestaña Servicios

La pestaña Servicios enumera los servicios disponibles y cómo se relacionan con los recursos. Si no ve una pestaña "Servicios" puede estar mirando un tipo de horario diferente: los otros tipos de horarios tienen una pestaña "Recursos" en vez de "Servicios".

La mitad superior de la pantalla le permite crear y actualizar sus servicios. Puede pulsar y arrastrar las filas para cambiar el orden en que los servicios se enumeran. Al pulsar el botón "Nuevo Servicio" o el icono de edición de un servicio existente, aparece una ventana emergente que le permite cambiar los detalles. Para cambiar el color, pulse repetidamente el cuadro de color en la esquina superior derecha de la ventana emergente. Puede introducir un precio fijo por cada servicio, pero si desea una mayor flexibilidad, puede crear reglas de precios que pueden especificar algo como "este servicio es 20% más barato los fines de semana". Para más información sobre cómo crear reglas de precios consulte el tutorial de precios avanzados.

El botón de radio "Oculto" le permite crear un servicio que sólo está disponible para el administrador y los superusuarios. Servicios ocultos no aparecen en la lista de servicios que los clientes verán. Si desea la capacidad para administradores/superusuarios de crear reservas de cualquier duración, hay una manera más fácil de lograrlo: en la pestaña "Acceso" hay una casilla de verificación "Permitir a superusuarios y al administrador ignorar todas las restricciones de tiempo y de horarios de apertura"; esto le permite introducir una hora de finalización arbitraria en el horario en vez de crear un servicio independiente para ello.

En el cuadro grande en la parte inferior puede introducir una descripción del servicio que aparece cuando el servicio es seleccionado. Puede contener formato e imágenes, pero tenga en cuenta que sólo se puede hacer enlaces a imágenes que están disponibles en algún sitio en Internet, así que tiene que subirlas a un sitio web primero.

Si su cuenta contiene horarios de recursos, la ventana también contendrá una sección marcada "Recursos" que le permite indicar qué recursos deben estar disponibles para hacer la reserva. Por ejemplo, puede especificar que un tratamiento necesita un terapeuta específico y una sala de tratamiento para ser reservados al mismo tiempo. Para añadir nuevos recursos vaya al Panel de Control, pulse "Nuevo Horario", y seleccione "Horario de Recursos". También puede añadir recursos adicionales en pestaña "Recursos" de un horario de recursos existente.

La mitad inferior de pestaña Servicios contiene parámetros generales que describen los servicios. En sección "Denominación para referirse a una entrada en el horario" puede escoger una etiqueta adecuada en lugar de "reserva". Por ejemplo, en el caso de un terapeuta "sesión" o "tratamiento" podría ser preferible. Esta denominación se utilizará en todos los cuadros de diálogo, textos de ayuda y confirmaciones por correo electrónico. También puede cambiar la denominación usada para un "usuario", por ejemplo para convertirlo en "paciente"; ese ajuste está en la página Disposición General. Si utiliza una denominación personalizada para una reserva, introduzca la forma singular y el sistema lo convertirá en plural, en su caso. Para plurales irregulares puede introducir "singular,plural" y el sistema elegirá la apropiada.

Bajo el encabezado "Límite por usuario" puede establecer un número máximo de reservas que un cliente normal puede hacer. Cuando un cliente alcanza el máximo sólo puede cambiar reservas o borrarlas. Si un servicio depende de uno o más horarios de recursos, los límites establecidos en ellos se aplican también.

Si la casilla de verificación "Múltiples reservas pueden tener lugar al mismo tiempo" no se ha marcado el horario básicamente se comporta como si hubiera un único recurso compartido necesario para cada cita. Esto es útil si hay un solo practicante usando el horario, ya que ningún horario de recursos sería necesario para rastrear su disponibilidad.

La casilla de verificación "Restringir horas de inicio a:" le permite dividir la disponibilidad en una cuadrícula de bloques de tiempos disponibles. Esto permite al cliente elegir un tiempo simplemente pulsando un bloque y por lo general ofrece una experiencia de usuario mejor que dejando el tiempo sin restricciones.

Si usted tiene un servicio que depende de unos recursos intercambiables, el sistema opcionalmente puede mostrar al cliente un menú desplegable para especificar cuál de los recursos prefiere. Así el cliente puede elegir un peluquero específico para su corte de pelo, por ejemplo. Finalmente, si usted tiene más de un servicio habrá una opción para indicar si un usuario debe ver una lista de servicios disponibles, o si el primer servicio en la lista debe ser pre-seleccionado.

Cómo Interactúan los Horarios

Cuando el sistema verifica la disponibilidad, tiene en cuenta si hay reservas en conflicto para cualquiera de los recursos solicitados. Sin embargo, hay muchos más requisitos de planificación que usted puede configurar:

Un período de tiempo sólo está disponible si cumple con todas esas limitaciones, incluso las restricciones para cada recurso de que el servicio depende.

La pestaña "Horarios de Apertura" para cada horario, en pantalla "Supervisar", tiene una sección en la parte inferior que le permite decidir cómo se aplica la información de disponibilidad para ese horario, y una casilla de verificación para permitir que el administrador y superusuarios puedan ignorar todas las restricciones de tiempo para ese horario. Si deshabilita una restricción aquí, también es ignorada en los servicios dependientes.

Todos los demás ajustes del horario sólo se aplican a las reservas realizadas en ese mismo horario. En particular, sólo un e-mail de confirmación y un recordatorio por correo electrónico se envía, como se define en la configuración del horario en que se creó la reserva. Ajustes de correo electrónico de los recursos dependientes se ignoran. Además, sólo se aplican el precio y la configuración de pago del horario en que se hizo la reserva.


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