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Tutorial: Formularios Personalizados En Su Sistema De Reservas

El formulario estándar que se utiliza para capturar información en un proceso de planificación ofrece un conjunto limitado de campos personalizables. Si necesita capturar información adicional puede crear un formulario personalizado, que tiene espacio para muchos más campos y tiene otras funciones avanzadas tales como una mayor variedad de controles y opciones de formato.

Un formulario personalizado se puede utilizar de tres maneras diferentes:

  1. Un formulario se puede utilizar para capturar información adicional cuando alguien hace una reserva. Esto le permite recopilar mucha más información que en el formulario estándar.
  2. Un formulario se puede utilizar para capturar información adicional cuando alguien se registra para una cuenta. Esto es útil para formularios que sólo se tienen que rellenar una vez, por ejemplo para pedir que se acepten los términos del servicio.
  3. Un formulario se puede utilizar independientemente, fuera de un proceso de reserva. Esto significa que puede enviar a alguien directamente a un formulario sin necesidad de pasar por un paso de planificación. Esto es útil para inscribirse a un único evento donde se puede evitar el paso de planificación.

Crear un Formulario Personalizado

Para crear un nuevo formulario vaya al Panel de Control y seleccione "Nuevo Formulario" en el menú de la derecha. Primero se le pedirá que elija entre un formulario "Integrado" o "Independiente". Puede cambiar fácilmente entre los dos tipos después. Si no está seguro cual necesita elija "Integrado" para comenzar porque es más fácil de configurar. Si anteriormente ya creó un formulario personalizado también verá una opción para copiar ese formulario como la base para su nuevo formulario.

Diseñador nuevo formulario La siguiente pantalla le permitirá diseñar el formulario. Empiece por elegir un tipo de campo desde el panel de abajo a la izquierda, por ejemplo un "campo de texto" o "botones de radio". Esto le mostrará una ventana emergente que le permite personalizar el campo dándole un nombre, un valor predeterminado y varias otras opciones que dependen del tipo de campo que ha elegido. Las opciones se pueden dejar en blanco si no desea dar a un campo una etiqueta o un texto de apoyo y el diseño se ajustará en conformidad.

La mayoría de los tipos de campo ofrecen una casilla de verificación "Obligatorio". Esto significa que el formulario no puede ser enviado si el campo se deja en blanco. Un uso práctico de esta opción es añadir un campo con una sola casilla de verificación "Marque esta casilla para aceptar los términos". Los términos mismos se pueden añadir al formulario como un "Comentario" en HTML.
Algunos campos pueden contener también una casilla de verificación "Único". Esta opción garantiza que cada formulario necesita un valor diferente en ese campo. Esto puede ser útil si quiere que clientes elijan un nombre de usuario único, por ejemplo. El campo "Texto de apoyo" le permite escribir un texto que se coloca directamente al lado del campo para ayudar al usuario a rellenarlo.

Varios campos contienen una lista de opciones, por ejemplo los "Botones de radio" y el "Menú desplegable". Se enumera cada opción en una línea separada y, opcionalmente, el texto que se almacena en la base de datos se puede añadir entre corchetes. Por ejemplo, si especifica la opción "Suite Nueva York [habitación 1]" la interfaz mostrará "Suite Nueva York" pero al descargar el formulario usted verá "habitación 1".
Como caso especial, si sólo añade corchetes a una opción no se guarda nada en la base de datos. Esto se puede utilizar para crear una opción que no se puede seleccionar. Un uso práctico de esto es definir el encabezado de una lista: "Por favor seleccione: [ ]".

Cada campo puede ser configurado en "Normal" (por defecto), "Oculto", o "Read-Only (de sólo lectura)". Si el campo es "Oculto" sólo será visible para superusuarios y el administrador. Esto puede ser útil para añadir comentarios internos que no desea que el cliente vea. Tenga en cuenta que también hay una opción en otra página para ocultar un formulario completamente, en cuyo caso puede dejar todos los campos en "Normal". Si un campo es "Read-Only" todo el mundo puede ver el campo, pero solamente superusuarios y el administrador pueden realizar cambios en él. Esto es útil para cosas como un número de socio que el cliente puede ver pero no editar.

Después de pulsar "Añadir campo" el campo aparece en el formulario y usted puede crear otro. Tenga en cuenta que ninguno de los cambios en el formulario se almacenan hasta que pulse "Guardar cambios". También puede pulsar el botón del formulario para guardar los cambios.

Si utiliza un formulario integrado en un horario, normalmente no querrá añadir los campos estándares, tales como "correo.e", en su formulario personalizado. Es mejor utilizar el campo apropiado en el formulario estándar. La razón es que el sistema no sabrá cómo enviar confirmaciones o recordatorios por correo electrónico utilizando un campo personalizado que usted dió la etiqueta "correo.e". El sistema intentará utilizar el campo del formulario estándar. Los campos en el formulario estándar también se pueden mostrar con mayor facilidad en vista de lista en las páginas de Supervisar de horarios.

Personalizar un Formulario

Cuando quiere editar un campo simplemente púlselo para obtener una ventana emergente "Editar Campo". Si desea cambiar el orden de los campos puede pulsar y arrastrar un campo. Tenga en cuenta que si elimina campos del formulario, toda la información contenida en ese campo en los formularios ya presentados se perderá. Los cambios sólo se harán permanentes después de guardar los cambios.

Puede personalizar la disposición de los campos con los botones en el panel superior izquierdo. Por defecto los campos se muestran con la etiqueta encima del campo, pero puede cambiar esto a un diseño de dos columnas con las etiquetas a la izquierda y los campos a la derecha. Campos sin etiqueta abarcarán ambas columnas.

Disposición de una y dos columnas El valor predeterminado "Auto" para el ancho del formulario le permitirá al navegador elegir una disposición óptima, lo que normalmente significa que el navegador muestra el formulario tan amplio como el campo más grande. Puede reemplazar esto con las opciones "S", "M", "L" que indican al navegador que el formulario tenga 600, 750 o 900 píxeles de ancho, respectivamente. Si utiliza la disposición de dos columnas además puede indicar al navegador que el ancho relativo de las dos columnas sea "20/80", "30/70" o "40/60", o dejar el ajuste en "Auto" lo que hará que el navegador tome sus propias decisiones basadas en el ancho de columna. También puede establecer un ancho fijo en campos de texto y una altura fija en áreas de texto.

Puede cambiar el color del formulario, el texto, y todos los demás elementos de la página en "Disposición General" en el Panel de Control. El campo de HTML (Comentario) tiene opciones para especificar el color del texto y del fondo sólo para ese campo. Si desea incluir imágenes en el campo de HTML deben ser accesibles en el Internet, no puede subir imágenes desde su ordenador al servidor de SuperSaaS.

Después de guardar el formulario llegará a la pantalla de Configuración. Desde aquí puede probar el nuevo formulario pulsando el botón azul "Usar". Si desea seguir cambiando el formulario, puede pulsar el botón "Configurar" y pestaña "Diseño" para continuar trabajando en ello.

Añadir un Formulario a una Reserva o Proceso de Registro

Hay dos lugares diferentes donde se puede añadir un formulario. Si desea que el formulario se rellene para cada reserva que se haga, lo añade al proceso de reserva. Esto se hace en la página de Configuración del horario aplicable, pestaña "Proceso". Si desea que el formulario se rellene una sola vez por registro de cliente, lo añade al proceso de registro. Esto se hace en la página "Control de Acceso" desde el Panel de Control. Si sus clientes generalmente sólo hacen una reserva, o si usted no requiere a sus clientes que registren, puede añadir el formulario al proceso de reserva.

Las opciones para añadir un formulario sólo son visibles después de haber creado su primer formulario personalizado. Cuando añade un formulario se le pide que seleccione si el formulario debe ser rellenado por usted o por el cliente, y si el formulario es visible para el cliente.

El formulario y el objeto al que está conectado, ya sea una cuenta de usuario o una reserva, sólo se guardan en la base de datos si ambos son válidos. Así que si un usuario hace una reserva y luego cierra el navegador antes de rellenar el formulario adjunto, la reserva no se guardará.

Si envía una confirmación para reservas o cuentas creadas, puede adjuntar el formulario al mensaje de confirmación mediante la inclusión de la palabra mágica $form en el texto del correo electrónico (pestaña "Disposición" en Configurar el horario).

Gestionar Formularios Presentados

La pantalla "Supervisar" muestra todos los formularios presentados (enviados por usuarios), o bien como parte de otro proceso o independientemente. Si un formulario se envió como parte de otro proceso contendrá un enlace para ir directamente a la parte correspondiente en ese proceso. Una versión concisa de cada formulario se puede ver en una pequeña ventana emergente que aparece al pulsar el icono del formulario en la tabla, que ofrece un enlace para borrar o editar la versión completa del formulario.

Cuando se borra un formulario se traslada a la papelera. Puede ver la papelera con el enlace en la parte superior de la tabla, que le permite restaurar el formulario. Si un formulario está conectado a otro objeto, como una reserva, será trasladado automáticamente a la papelera si la reserva se borra (también se trasladará automáticamente fuera de la papelera si la reserva se traslada fuera de la papelera). En caso de una reserva repetida, un formulario puede estar conectado a múltiples objetos. El formulario se trasladará a la papelera sólo si todas las reservas correspondientes han sido borrados. Objetos se borran de la papelera automáticamente después de una semana.

Puede descargar todos los formularios de la pantalla "Supervisar" pulsando la flecha verde que apunta hacia abajo y eligiendo el tipo de fichero. Convenientemente, si un formulario está conectado al proceso de registro se puede descargar como parte de la información del usuario en la pantalla "Exportar", y si el formulario está conectado a un proceso de reserva se puede incluir como parte de reservas en la página de "Supervisar", pestaña "Descargar".

En la pantalla "Información de Uso" que se puede acceder desde el Panel de Control puede ver la cantidad total de formularios que ha creado y la cantidad total permitida bajo su suscripción. Esta pantalla también le permite borrar formularios anticuados rápidamente.

Usar un Formulario Independiente

Un formulario independiente es idéntico a un formulario integrado, y se puede utilizar como formulario integrado, pero tiene funcionalidad adicional que le permite usarlo por sí mismo. Esto podría ser utilizado, por ejemplo, para añadir un formulario de contacto a su sitio web.

Puede designar un formulario de ser un formulario independiente la primera vez que lo crea. Alternativamente, puede convertir un formulario integrado existente en un formulario independiente (y viceversa) en su página de configuración, pestaña "Resumen", con el botón "Convertir" en la parte inferior de la pantalla.

Un formulario independiente tendrá su propia URL a través de la cual se puede acceder directamente. Puede modificar la dirección URL para incluir su propio nombre de dominio como se explica en el tutorial URL personalizada. También cuenta con dos pantallas adicionales de configuración: la pestaña "Proceso" que permite personalizar el proceso de envío del formulario y la pestaña "Mensajes" que le permite personalizar los mensajes que se muestran como parte del proceso. Los ajustes en estas pestañas no tienen ningún efecto cuando el formulario se utiliza como formulario integrado; en eso caso la configuración se puede modificar en la pantalla de configuración del horario en el que el formulario ha sido integrado.

La pestaña "Proceso" describe cómo se ve el proceso de rellenar un formulario. Un diagrama de flujo en la parte inferior se actualiza de forma dinámica haciendo cambios. La primera sección le permite limitar quién puede acceder al formulario y cuando el formulario está disponible. Por ejemplo, puede cerrar el formulario cuando una cierta cantidad de personas se hayan registrado o cuando se alcance una cierta fecha, y mostrar un mensaje personalizado después de que sucede. Este mensaje personalizado se puede definir en la pestaña "Mensajes". Esa pestaña también le permite personalizar el mensaje de agradecimiento que se muestra al enviar un formulario, así como el texto del correo electrónico de confirmación opcional.

Puede poner un enlace al formulario en su propia web, o lo pone dentro de un iframe en su web, similar a cómo se podría integrar un horario en su web. Después de que el usuario rellena el formulario lo puede dirigir otra vez a su web o mostrar un mensaje de agradecimiento.

Si ha hecho uso de campos ocultos, el formulario se verá diferente a sus clientes que a sí mismo. Si quiere ver cómo se ve para un cliente, tendrá que salir como administrador/superusuario y volver a la página como usuario normal.


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