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Tutorial: Registro Para Un Evento

Este tutorial enseña cómo construir un sistema de registro de eventos, utilizando
un torneo de golf como ejemplo. Lo puede usar como un simple formulario de inscripción online, o puede añadir funciones más elaboradas como un lista de espera automatizada o cobro de pago de cada inscripción. Puede ver el resultado en esta demostración. Es sencillo de adaptar estas instrucciones a sus necesidades particulares. Por ejemplo, las instrucciones también se podrían utilizar para crear un sistema de reservas para una espectáculo de teatro o para dejar a gente apuntarse a una fiesta.

En este ejemplo creamos un sistema de reservas para un solo evento. Si tiene más de un evento y quiere que personas seleccionen una fecha para un evento de un calendario, o si su evento tiene varias partes que se pueden seleccionar individualmente, el tutorial para el horario de capacidad es más adecuado para usted.

Cómo Usar esta Documentación

La forma habitual de configurar un horario SuperSaaS es con un ciclo de "construir y probar":

  1. Configurar un horario básico utilizando el asistente
  2. Probar si funciona como se espera
  3. Si no está satisfecho, cambiar las configuraciones y volver a paso 2
  4. Cuando esté contento, integrar el horario en su web.

Esta documentación seguirá este patrón básico, pero se desvía en algunas partes para permitir agrupación lógica por tema. Pulsando el enlace "Próximo capítulo" al final de cada página se presentará el material en forma lineal, pero puede saltar a un tema de interés a través del Índice de tutoriales.

Antes de empezar, cree una cuenta SuperSaaS si todavía no tiene una. Es gratuita y todo lo que necesita es una dirección de correo.e válida. Identifíquese para su cuenta para llegar al Panel de Control. Si ya ha creado un horario antes, se enseñará en el Panel de Control, sino el Panel estará casi vacío.

Configurar un Horario Básico Utilizando el Asistente

Pulse la opción "Nuevo Horario" en el menú a la derecha para empezar el asistente. El asistente le hará una serie de preguntas y creará un horario con ajustes razonables para su situación. La primera pantalla del asistente le presentará con la elección entre un "Horario de Capacidad", un "Horario de Recursos", y un "Horario de Servicios". Esta elección es muy importante porque, a diferencia de otros ajustes, la única manera de cambiarla es empezar de cero con un nuevo horario.

Para este ejemplo necesitamos un "Horario de Capacidad", ya que más de una persona a la vez puede asistir a nuestro evento. Si desea dividir el evento en ranuras de tiempo donde cada ranura se puede reservar por una sola persona, como lo haría para reuniones entre padres y maestros, el tutorial para el horario de recursos es más apropiado.

Pulse "Paso Siguiente" para llegar a paso 2 donde define un título para su horario. Este título, junto con su nombre de cuenta, forma la dirección web que sus clientes ven en su navegador cuando utilizan su horario. Lo podría llamar simplemente "horario", pero es más útil para sus clientes si escoge algo descriptivo de lo que está planificando. Aquí usamos "Torneo de Golf" y pulsamos "Siguiente paso".

En paso 3 establecemos cuántas personas pueden asistir a nuestro evento. Elegimos una cantidad baja para poder probar la lista de espera más fácilmente, y marcamos la casilla que queremos usar la lista de espera. También puede marcar "Ilimitado" si no quiere poner límite de cantidad a su evento. Para la duración predeterminada ponemos la duración de nuestro evento, 4 horas. En la parte inferior de la página seleccionamos la opción "Esto es solamente para un solo evento, simplemente presentar un formulario de registración" Pulsar el botón "Terminar" crea el horario y lo pone online inmediatamente. A continuación tenemos que definir cuándo nuestro evento tiene lugar.

Cuadro de Menú

Probar la Funcionalidad Básica

Para usar su horario pulse el botón azul "Usar" que se encuentra en el cuadro de menú a la derecha. Sólo es visible cuando está conectado como administrador. Sus clientes verán el mismo horario, pero con menos opciones. También puede encontrar el botón "Usar" desde su Panel de Control. Siempre puede llegar al Panel de Control pulsando el enlace en la esquina superior derecha de la pantalla. Otra opción es utilizar los marcadores de su navegador para encontrar su horario rápidamente.

Horario vacío Al entrar en su calendario por primera vez, le recibe un horario vacío. Mucho de lo que se ve aquí se puede configurar. Llegaremos a eso luego, primero vamos a probar la funcionalidad básica del sistema.

Ahora tiene un sistema de reservas básicamente funcional. Primero creamos una ranura vacía que contendrá la información para el evento que estamos organizando, pulsando "Crear Ranura". Aparece una ventana "Nueva Ranura". Si la ventana de diálogo se encuentra en un lugar inconveniente la puede arrastrar por la barra de título. Diálogo de Nueva Ranura Rellene la fecha y un "título" descriptivo. El diálogo se formateará un poco diferente de lo que se muestra aquí si se omite un campo. Puede utilizar el espacio encima del horario para dar una descripción más elaborada, como veremos más adelante. En el espacio encima del horario tiene más opciones de formato, puede cambiar los colores o añadir fotos.

Cambiar la Configuración

Vista simplificada

El asistente de horarios hizo unas cuantas de suposiciones configurando su horario, y una de ellas es que no queremos mostrar un calendario. Si tiene múltiples eventos para elegir, a lo mejor lo quiere habilitar. Pulse el botón "Configurar" para ir a la página "Resumen" de Configuración para ver un resumen de todas las diferentes opciones que puede cambiar. Esta página también le permite bloquear temporalmente el horario o borrarlo por completo. En pestaña "Disposición" está la opción "Ocultar calendario si hay una sola ranura de tiempo" que puede desmarcar. En esta página también hay un campo de texto "Texto para la parte blanca encima del horario:", donde podemos poner texto, HTML, y enlaces para dar más información sobre nuestro evento. Ahora guarde la página pulsando el botón al final de la página y vuelve a pulsar "Usar". Intentemos introducir una reserva pulsando "Nueva Reserva". Por defecto, el sistema solamente pide un nombre, luego explicaremos cómo cambiarlo en el tutorial sobre personalizar el flujo de trabajo.

Volvemos a la pantalla "Configurar" para explicar en más detalle la pestaña "Recursos". Las otras pestañas tienen su propio capítulo cada una.

Pestaña Recursos

Pestaña Recursos para un "Horario de Capacidad"

La pestaña "Recursos" contiene los ajustes que definen el recurso, la cosa que está planificando. Tenga en cuenta que la pestaña "Recursos" se verá diferente si está construyendo un horario de recursos en vez de un horario de capacidad. Las primeras opciones tratan de denominar el recurso apropiadamente. Las denominaciones que seleccione para ser utilizadas en lugar de los valores predeterminados "ranura de tiempo" y "reserva" se utilizan en todo el sistema. Mensajes de error, confirmaciones por correo.e, y páginas de ayuda todos utilizan las denominaciones que usted seleccione. Puesto que estamos creando un sistema para un evento, seleccionamos la denominación "evento". También se puede cambiar la denominación usada para un "usuario", por ejemplo para cambiarlo a "participante"; esta opción está en la página "Disposición General". Si utiliza una denominación personalizada para una ranura o reserva, introduzca "singular,plural" y prefije por ª u º para indicar género.

Más abajo en la página Recursos puede especificar detalles acerca de la capacidad. En el primer campo se introduce la capacidad predeterminada, es decir, "¿Cuántas personas pueden asistir al evento?" Si quiere crear varios eventos con capacidades diferentes, puede cambiar este número para eventos individuales cuando los crea. Introducir cero apagará el control de límite por completo. El segundo campo determina cuántas plazas una persona puede reservar con una reserva. Poner este campo a otro valor que 1 cambiará la interfaz de usuario para incluir un campo de cantidad al hacer una reserva. Para este evento dejaremos esto en 1, pero si estuviera usando SuperSaaS por ejemplo para vender entradas para un espectáculo de teatro, tendría sentido permitir la compra de más entradas a la vez.

A continuación, puede especificar cuántas reservas puede hacer un usuario normal en el mismo día o en la misma semana, y en total en todos los eventos (sólo en el futuro o incluso las reservas en el pasado). Después de alcanzar el máximo el usuario sólo puede cambiar o borrar reservas. Dos casillas de verificación determinan si personas están permitidas hacer una segunda reserva para la misma clase, y si la información de capacidad será visible para clientes. Tenga en cuenta que el sistema sólo puede determinar si alguien es "la misma persona" por su nombre de usuario. Así que si usted permite que personas creen su propio nombre de usuario (o si permite reservas anónimas), el sistema no puede evitar que se haga una segunda reserva mediante la creación de un segundo nombre de usuario.

La siguiente sección, "Overbooking", determina lo que ocurre cuando una ranura se llena. Las opciones son: simplemente negar la reserva, permitir sólo a si mismo (administrador) ignorar el límite, ignorar el límite enteramente, o crear una entrada en una lista de espera. La opción de la lista de espera es bastante sofisticada. Crea una lista de espera separada para cada evento y recuerda el orden en que personas entraron en la lista de espera. Si la casilla de verificación "Automáticamente colocar" está activada, el sistema automáticamente colocará la primera persona en lista de espera si alguien cancela. Más adelante, en pestaña "Proceso", puede especificar una notificación por correo.e que se enviará si eso sucede. Puede llegar a ser más complicado si permite múltiples reservas por persona. Puede permitir reservar múltiples plazas con una sola reserva introduciendo un número diferente a 1 a la pregunta "¿Cuántas veces se puede reservar una ranura de tiempo al mismo tiempo por el mismo usuario?". En el diálogo "Nueva Reserva" aparecerá un campo "Cantidad" que permite a clientes entrar la cantidad de plazas que desean reservar. (Puede cambiar el nombre del campo "Cantidad" a algo que es más apropiado, como "Cantidad de plazas", pulsando el enlace "Personalizar" en pestaña "Proceso"). Si alguien solicita más plazas de las que están disponibles se pondrá en la lista de espera hasta que haya bastante plazas. Y si después alguien cancela, colocación automática sólo tendrá lugar si hay bastante plazas para satisfacer la solicitud de la primera persona en lista de espera. Como administrador, puede colocar a personas de la lista de espera cuando quiera, incluso si excede el límite establecido. Enseñaremos cómo hacerlo más adelante. Otra cosa a destacar es que la colocación automática obedecerá los límites de tiempo que puede configurar en pestaña "Proceso", así que si establece un límite de sólo permitir reservas hasta un día antes, la colocación automática acabará también en ese momento.

El encabezado "Lugar" le da una casilla de verificación para añadir un campo adicional para especificar el lugar. Esto se puede usar, por ejemplo, para especificar el lugar de un evento si tiene varios eventos. La interfaz de usuario también cambiará ligeramente para hacer sitio para la información adicional, y si publica su calendario para sincronizar con Google Calendar o Outlook esta información también se envía al campo de ubicación adecuada.

El campo "Precio" se analiza con más detalle en el tutorial de pagos. Puede crear reglas de precios avanzadas que cambian el precio según cantidad de plazas disponibles, y puede especificar, por ejemplo, un cargo adicional para una cena opcional. Por cierto, el establecimiento de un precio aquí no quiere decir que tiene que cobrar a través de la web, también simplemente puede mostrar un precio y arreglar pago de alguna otra manera. El encabezado "Duración" le permite establecer una duración predeterminada para ranuras, y modificar la interfaz de usuario en cuanto a mostrar tiempo. Redondear todas las duraciones a días enteros puede ser una buena idea si está usando SuperSaaS para eventos que duran varios días. Establecimiento de "Disponibilidad" se realiza en otra pantalla. Esto simplemente cambia el color en el horario, no impide que usted como administrador añada una clase en un domingo, por ejemplo, si usted mismo ha indicado que está cerrado el domingo.


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