Imprimir Terapeuta

Tutorial: Sistema De Reservas Para Un Terapeuta

Este tutorial enseña cómo crear un sistema de reservas online para un terapeuta.
Puede ver el resultado en esta demostración. Es sencillo de adaptar estas instrucciones a sus necesidades particulares. Por ejemplo, las instrucciones también se podrían utilizar para crear un sistema de reservas para un salón, un fotógrafo, o una autoescuela.

Cómo Usar esta Documentación

La forma habitual de configurar un horario SuperSaaS es con un ciclo de "construir y probar":

  1. Configurar un horario básico utilizando el asistente
  2. Probar si funciona como se espera
  3. Si no está satisfecho, cambiar las configuraciones y volver a paso 2
  4. Cuando esté contento, integrar el horario en su web.

Esta documentación seguirá este patrón básico, pero se desvía en algunas partes para permitir agrupación lógica por tema. Pulsando el enlace "Próximo capítulo" al final de cada página se presentará el material en forma lineal, pero puede saltar a un tema de interés a través del Índice de tutoriales.

Antes de empezar, cree una cuenta SuperSaaS si todavía no tiene una. Es gratuita y todo lo que necesita es una dirección de correo.e válida. Identifíquese para su cuenta para llegar al Panel de Control. Si ya ha creado un horario antes, se enseñará en el Panel de Control, sino el Panel estará casi vacío.

Configurar un Horario Básico Utilizando el Asistente

Pulse la opción "Nuevo Horario" en el menú a la derecha para empezar el asistente. El asistente le hará una serie de preguntas y creará un horario con ajustes razonables para su situación. La primera pantalla del asistente le presentará con la elección entre un "Horario de Capacidad", un "Horario de Recursos", y un "Horario de Servicios". Esta elección es muy importante porque, a diferencia de otros ajustes, la única manera de cambiarla es empezar de cero con un nuevo horario.

Para este ejemplo utilizamos un "Horario de Recursos", ya que sólo una persona a la vez puede visitar a un terapeuta. Si su horario puede tomar más de una reserva para el mismo periodo de tiempo, como una clase de yoga, necesita un "Horario de Capacidad". Si necesita planificar dos recursos a la vez para una reserva, como un tratamiento que necesita un terapeuta y una habitación a la vez, el "Horario de Servicios" es la mejor elección. En algunas situaciones más de un tipo de horario funciona bien. Pruebe los diferentes tipos para ver cuál le conviene más. También hay un tutorial sobre los tipos de horario.

Pulse "Paso Siguiente" para llegar a paso 2 donde se determina el modelo de acceso básico. Para nuestro ejemplo de terapeuta necesitamos un "Sistema de reservas", que requiere que personas se registren para realizar una reserva. La opción "Horario de autoservicio" da un sistema 'libre para todos' donde cualquiera puede hacer o borrar reservas. Esto podría ser adecuado para un grupo cerrado de usuarios, por ejemplo para un calendario de reservas de salas de reuniones. La opción "Calendario de eventos" sólo permite a personas a ver su horario y no cambiar nada.

Paso 3 le pregunta si tiene uno o más recursos para planificar. Si tiene más de uno le pide que los enumere. Si enumere varios recursos se pueden mostrar uno al lado del otro en el horario. Si eso no es lo que quiere simplemente cree un horario separado para cada recurso. Por ahora suponemos que hay sólo un terapeuta. Si el terapeuta puede realizar varios tratamientos diferentes, esto no es el lugar para definirlo (eso viene después).

El siguiente paso le pide un título para su horario. Este título, junto con su nombre de cuenta, forma la dirección web que sus clientes ven en su navegador cuando utilizan su horario. Lo podría llamar simplemente "horario", pero es más útil para sus clientes si escoge algo descriptivo de lo que está planificando. Aquí usamos "Terapeuta" y pulsamos "Siguiente paso". Puede cambiar el nombre del horario (y el nombre de la cuenta) más tarde, pero en ese caso la dirección web de su calendario cambiará en consecuencia.

En el último paso puede establecer la disponibilidad de los recursos. Dependiendo de las opciones seleccionadas en el asistente este paso puede variar. Los ajustes aquí solamente proporcionan una base; posteriormente puede cambiar los horarios de apertura de cada día o recurso individual. El sistema puede proporcionar la interfaz de usuario más fácil si las reservas comienzan a determinadas horas, porque en ese caso puede generar "bloques", espacios libres que el cliente puede pulsar para reservar. La demostración muestra tal configuración. Puede introducir "*:00, *:30" para hacer que el sistema muestre un bloque cada media hora. Esta configuración puede ser menos conveniente si usted ofrece sesiones o tratamientos de distinta duración. En ese caso, el usuario podrá pulsar en cualquier lugar en el calendario para seleccionar una hora para su reserva.

Pulsar el botón "Terminar" crea el horario y lo pone online inmediatamente. ¡Ahora tenemos un sistema de reservas completamente funcional! Así que vamos a probar si funciona.

Cuadro de Menú

Pruebe la Funcionalidad Básica

Para usar su horario pulse el botón azul "Usar" que se encuentra en el cuadro de menú que se muestra a la derecha. Sólo es visible si está entrado como administrador. Usuarios normales verán el mismo horario pero con menos opciones. También puede encontrar el botón "Usar" visitando su Panel de Control. Siempre puede llegar al Panel pulsando el enlace en la esquina superior derecha de su pantalla. Otra opción es utilizar los marcadores de su navegador para encontrar su(s) horario(s) rápidamente.

Horario vacío Cuando entre en su aplicación la primera vez, será recibido por un horario vacío. Mucho de lo que ve aquí se puede configurar. Por ejemplo, puede mostrar un día o un mes a la vez, o funcionar sin calendario. Pero eso lo veremos mas adelante, probemos primero la funcionalidad básica del sistema.

Vamos a empezar por la creación de una reserva. Pulse un bloque (espacio libre) y aparecerá un diálogo "Nueva Reserva". Si la ventana del diálogo se encuentra en un lugar inconveniente la puede arrastrar por su barra de título. Diálogo de Nueva Reserva En lugar de navegar a la fecha correcta también puede pulsar el campo "Cuándo" y cambiar la fecha. Por defecto el sistema sólo pide un nombre y un número de teléfono, le mostraremos más adelante cómo agregar campos adicionales.

Pulse "Crear Reserva" y el horario se actualizará para mostrar que el bloque está ocupado. Pulse el bloque que acaba de crear de nuevo y aparece una ventana con botones "Actualizar Reserva" y "Borrar Reserva" que le permiten editar. El enlace "Cerrar" simplemente cierra ese cuadro de diálogo; su función es idéntica a pulsar el icono de cierre de color rojo y blanco en la barra de título de la ventana.

Cambiar la Configuración

Ahora tiene un sistema de reservas funcional. Sin embargo, el asistente hizo unas cuantas de suposiciones configurando su horario, por lo que es probable que usted tendrá que cambiar la configuración para adaptarse mejor a sus necesidades. Pulse el botón "Configurar" para ir a la página "Resumen" de Configuración para ver un resumen de todas las diferentes opciones que puede cambiar. Esta página también le permite bloquear temporalmente el horario o borrarlo por completo. Discutiremos la primera pestaña, "Recursos", aquí. Las otras pestañas tienen su propio capítulo cada una.

Pestaña Recursos

Pestaña Recursos para un "Horario de Recursos"

La pestaña "Recursos" de la página de Configuración contiene los ajustes que definen los recursos, las cosas que está planificando. Tenga en cuenta que la pestaña "Recursos" se verá diferente si está construyendo un horario de capacidad en vez de un horario de recursos. En la primera parte puede añadir o borrar recursos. Por ejemplo, podría añadir otro terapeuta que se muestra en el mismo horario. Tenga cuidado: si borra un recurso también se borrarán todas las reservas que ya han sido programadas para ese recurso.

En sección "Denominación para referirse a una entrada en el horario" puede escoger una etiqueta adecuada. En el caso de un terapeuta "reserva" o "cita" podría ser adecuado. Esta denominación se utilizará en todos los diálogos, textos de ayuda, y confirmaciones por correo electrónico. También se puede cambiar la denominación usada para un "usuario", por ejemplo para cambiarlo a "cliente"; esta opción está en la página "Disposición General". Si utiliza una denominación personalizada para una reserva, introduzca "singular,plural" y prefije por ª u º para indicar género.

Bajo el título "Límite por usuario" puede establecer una cantidad máxima de reservas que un usuario normal puede hacer. Después de alcanzar el máximo sólo puede cambiar o borrar reservas. Puede seleccionar si reservas anteriores deben ser incluidas en el total, o si solamente se deben incluir próximas reservas. También puede especificar un límite separado para la cantidad de reservas que pueden tener lugar en el mismo día o en la misma semana.

La siguiente opción determina el tiempo que el recurso puede ser reservado. Tiene tres opciones:

  1. Puede dejar que el cliente especifique la duración de cada reserva. En este caso puede proporcionar un máximo y un mínimo para limitar su elección.
  2. Puede hacer cada reserva de la misma longitud. En este caso simplemente puede especificar esta longitud como un valor predeterminado.
  3. Puede dejar al cliente elegir entre una lista de opciones. En este caso aparece un cuadro en el que usted enumera las opciones una por una. Mire las instrucciones y el texto de ayuda que aparecerán, para entender cómo especificar las opciones.

Bajo el encabezado "Precio" puede especificar lo que va a cobrar por una reserva. Si quiere cobrar ese precio a través de la web o de otra forma se configura en pestaña "Proceso" más adelante. Puede elegir una cantidad fija o dejar que varíe en función de la duración de la reserva, el día de la semana y varios otros factores. Si permite reservas repetidas, la cantidad de reservas que haga un cliente multiplicará el precio especificado. Para una discusión detallada sobre cómo configurar pagos, por favor véase el tutorial de pagos.

Si configura un "Tiempo extra entre reservas" que no sea cero el sistema asegurará de que siempre hay algún espacio entre reservas, por ejemplo para limpiar. El tiempo extra no se aplica entre una reserva y la hora de apertura o cierre. En el campo "Restringir horas de inicio a:" puede enumerar las horas que sus clientes pueden seleccionar como hora de inicio. Como se explicó anteriormente, si la longitud y la hora de inicio de las reservas son fijas, el sistema puede mostrar una interfaz de usuario con "bloques" que el cliente puede pulsar. En este caso la "Duración predeterminada" establecerá el tamaño del bloque. En el siguiente capítulo verá que usted puede dar a ciertos usuarios ("superusuarios"), y a si mismo, el privilegio de ignorar estas restricciones.

Si no introduce restricciones de horas de inicio, una reserva potencialmente puede empezar a cualquier hora, en que caso puede establecer un tiempo de redondeo apropiado. De esta manera puede evitar que clientes reserven horas irregulares como 2:07pm a 2:23pm, cosa que dejaría a su horario lleno de agujeros. Si especifica tanto restricciones de horas de inicio como un tiempo de redondeo, sólo la hora de finalización será redondeado.

Si selecciona "Redondear horas al día más cercano" la interfaz de usuario omitirá la visualización de horas y minutos. Esto es útil para eventos de varios días, como el alquiler de una casa de vacaciones, en que caso no sería apropiado especificar un tiempo en minutos. Finalmente, puede limitar los tiempos que clientes pueden reservar mediante la especificación de horarios de apertura. Eso se realiza en una pantalla diferente pulsando "Cambiar horarios de apertura".


Próximo capítulo: Los tipos de horario | Volver a Índice de tutoriales