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Tutorial: Sistema De Reservas Para Un Gimnasio

Este tutorial enseña cómo construir un sistema de reservas online para un gimnasio.
Puede ver el resultado en esta demostración. Es sencillo de adaptar estas instrucciones a sus necesidades particulares. Por ejemplo, las instrucciones también se podrían utilizar para crear un sistema de reservas para registrar estudiantes para una clase, o participantes de una conferencia.

Cómo Usar esta Documentación

La forma habitual de configurar un horario SuperSaaS es con un ciclo de "construir y probar":

  1. Configurar un horario básico utilizando el asistente
  2. Probar si funciona como se espera
  3. Si no está satisfecho, cambiar las configuraciones y volver a paso 2
  4. Cuando esté contento, integrar el horario en su web.

Esta documentación seguirá este patrón básico, pero se desvía en algunas partes para permitir agrupación lógica por tema. Pulsando el enlace "Próximo capítulo" al final de cada página se presentará el material en forma lineal, pero puede saltar a un tema de interés a través del Índice de tutoriales.

Antes de empezar, cree una cuenta SuperSaaS si todavía no tiene una. Es gratuita y todo lo que necesita es una dirección de correo.e válida. Identifíquese para su cuenta para llegar al Panel de Control. Si ya ha creado un horario antes, se enseñará en el Panel de Control, sino el Panel estará casi vacío.

Configurar un Horario Básico Utilizando el Asistente

Pulse la opción "Nuevo Horario" en el menú a la derecha para empezar el asistente. El asistente le hará una serie de preguntas y creará un horario con ajustes razonables para su situación. La primera pantalla del asistente le presentará con la elección entre un "Horario de Capacidad", un "Horario de Recursos", y un "Horario de Servicios". Esta elección es muy importante porque, a diferencia de otros ajustes, la única manera de cambiarla es empezar de cero con un nuevo horario.

Para este ejemplo necesitamos un "Horario de Capacidad", ya que más de una persona a la vez puede reservar una clase de fitness. Si lo que desea planificar se puede reservar sólo una vez por periodo de tiempo, como una sala de reuniones o clase de piano privada, un "Horario de Recursos" o un "Horario de Servicios" sería más adecuado. En algunas situaciones más de un tipo de horario puede funcionar bien. Pruebe los diferentes tipos y quédese con el que más le guste. Véase también la explicación detallada de los diferentes tipos de horarios

Pulse "Paso Siguiente" para llegar a paso 2 donde define un título para su horario. Este título, junto con su nombre de cuenta, forma la dirección web que sus clientes ven en su navegador cuando utilizan su horario. Lo podría llamar simplemente "horario", pero es más útil para sus clientes si escoge algo descriptivo de lo que está planificando. Aquí usamos "Gimnasio" y pulsamos "Siguiente paso". Puede cambiar el nombre del horario (y el nombre de la cuenta) más tarde, pero en ese caso la dirección web de su calendario cambiará en consecuencia.

En paso 3 establecemos cuántas personas podemos tener en una clase. Puede cambiar la cantidad de personas por clase, esto es sólo el valor predeterminado. Del mismo modo puede proporcionar una duración predeterminada de la clase, que luego puede cambiar para cada clase. Por último, hay una casilla de verificación que le permite indicar si desea que el sistema automáticamente cree una lista de espera cuando una clase está llena.

Pulsar el botón "Terminar" crea el horario y lo pone online inmediatamente. ¡Ahora tenemos un sistema de reservas completamente funcional! Así que vamos a probar si funciona.

Cuadro de Menú

Pruebe la Funcionalidad Básica

Para usar su horario pulse el botón azul "Usar" que se encuentra en el cuadro de menú que se muestra a la derecha. Sólo es visible si está entrado como administrador. Usuarios normales verán el mismo horario pero con menos opciones. También puede encontrar el botón "Usar" visitando su Panel de Control. Siempre puede llegar al Panel pulsando el enlace en la esquina superior derecha de su pantalla. Otra opción es utilizar los marcadores de su navegador para encontrar su(s) horario(s) rápidamente.

Horario vacío Cuando entre en su aplicación la primera vez, será recibido por un horario vacío. Mucho de lo que ve aquí se puede configurar. Por ejemplo, puede mostrar un día o un mes a la vez, o funcionar sin calendario. Pero eso lo veremos mas adelante, probemos primero la funcionalidad básica del sistema.

Vamos a empezar por la creación de una clase, un espacio vacío que nuestros clientes podrán reservar. Pulse el lugar en el horario donde desea crear la clase y aparece una ventana "Nueva Ranura". Si la ventana de diálogo se encuentra en un lugar inconveniente la puede arrastrar por su barra de título. Diálogo de Nueva Ranura En lugar de navegar a la fecha correcta también puede pulsar el campo "Cuándo" y cambiar la fecha. Introduzca un "título" y una "descripción" descriptivo. Podrá añadir campos adicionales, como precio y ubicación más adelante. La vista se puede ver un poco diferente a la que se muestra aquí, dependiendo de los campos que usted rellenó. Pulse sucesivamente el cuadrado en la parte inferior derecha de la ventana para cambiar el color. Introducimos una capacidad de clase pequeña de 4 para que sea más fácil de demostrar las listas de espera. Pulse el botón "Crear Ranura" y véala aparecer en el calendario de la semana.
Si introduce una URL en la descripción que comienza con "http://…", se convertirá en un enlace, a menos que la URL termina en "gif", "png" o "jpg", en que caso se convertirá en una imagen. Tenga en cuenta que las imágenes tienen que estar en algún lugar en el Internet, por ejemplo un sitio para compartir fotos. No se pueden subir al servidor de SuperSaaS. Puede definir el texto del enlace poniendo el texto entre corchetes justo antes de la URL. Por ejemplo, si escribe: "Por favor, consulte los [tutoriales] http://www.supersaas.es/info/index_tutoriales", se vería "Por favor, consulte los tutoriales". Si añade texto entre corchetes a un enlace de imagen se utilizará para generar una descripción emergente para la foto.

Pulsar el bloque que acaba de crear le mostrará una clase vacía, todavía sin reservas. En la parte inferior hay tres enlaces: "Nueva Reserva", "Editar Ranura", y "Cerrar". El enlace "Nueva Reserva" es útil si quiere añadir participantes a su clase manualmente, quizás porque acepta clientes por teléfono y quiere mantener el total actualizado en la web. Tenga en cuenta que personas usando su horario verán otras opciones; llegaremos a eso más adelante.

Vamos a introducir una reserva pulsando "Nueva Reserva". Por defecto el sistema sólo pide un nombre, veremos cómo cambiarlo más adelante. Pulsamos "Crear Reserva". Pulse la clase de nuevo y note que algunas cosas han cambiado. Primera Reserva La clase ahora enseña nuestra reserva recién creada y el cuadro de color muestra "1/4", significando 1 plaza ocupada de 4 disponibles. También una marca verde ha aparecido en el bloque, lo que indica bloques donde hemos añadido una reserva nosotros mismos. Esto es conveniente para sus clientes para que puedan ver rápidamente para qué clases han reservado.

Con el enlace "Editar Ranura" puede hacer cambios a una clase. Si cambia los detalles de una clase, como por ejemplo la hora de inicio, todas las reservas de esa clase se trasladarán con la clase a la nueva hora. Enseñaremos más adelante cómo notificar a los participantes que ya han reservado la clase de la información modificada. Por último, el enlace "Cerrar" simplemente cierra ese cuadro de diálogo; su función es idéntica a pulsar el icono de cierre de color rojo y blanco en la barra de título de la ventana.

Cambiar la Configuración

Ahora tiene un sistema de reservas funcional. Sin embargo, el asistente hizo unas cuantas de suposiciones configurando su horario, por lo que es probable que usted tendrá que cambiar la configuración para adaptarse mejor a sus necesidades. Pulse el botón "Configurar" para ir a la página "Resumen" de Configuración para ver un resumen de todas las diferentes opciones que puede cambiar. Esta página también le permite bloquear temporalmente el horario o borrarlo por completo. Discutiremos la primera pestaña, "Recursos", aquí. Las otras pestañas tienen su propio capítulo cada una.

Pestaña Recursos

Pestaña Recursos para un "Horario de Capacidad"

La pestaña "Recursos" contiene los ajustes que definen el recurso, la cosa que está planificando. Tenga en cuenta que la pestaña "Recursos" se verá diferente si está construyendo un horario de recursos en vez de un horario de capacidad. Las primeras opciones tratan de denominar el recurso apropiadamente. Las denominaciones que seleccione para ser utilizadas en lugar de los valores predeterminados "ranura de tiempo" y "reserva" se utilizan en todo el sistema. Mensajes de error, confirmaciones por correo.e, y páginas de ayuda todos utilizan las denominaciones que usted seleccione. Puesto que estamos creando un sistema para una clase de fitness, seleccionamos la denominación "clase". También se puede cambiar la denominación usada para un "usuario", por ejemplo para cambiarlo a "cliente"; esta opción está en la página "Disposición General". Si utiliza una denominación personalizada para una ranura o reserva, introduzca "singular,plural" y prefije por ª u º para indicar género.

Más abajo en la página Recursos puede especificar detalles acerca de la capacidad. En el primer campo se introduce la capacidad predeterminada, es decir, "¿Cuántas personas caben en una sola clase?" Si la respuesta es diferente por clase, no se preocupe, puede cambiar este número para clases individuales cuando las crea. Introducir cero apagará el control de límite por completo. El segundo campo determina cuántas plazas una persona puede reservar con una reserva. Poner este campo a otro valor que 1 cambiará la interfaz de usuario para incluir un campo de cantidad al hacer una reserva. (Puede cambiar el nombre del campo "Cantidad" a algo que es más apropiado, como "Número de plazas", en pestaña "Proceso"). Para una clase de fitness dejaremos esto en 1, pero si estuviera usando SuperSaaS por ejemplo para vender entradas para una obra de teatro, tendría sentido permitir la compra de más entradas a la vez.

A continuación, puede especificar cuántas reservas alguien puede hacer en el mismo día o en la misma semana, y en total en todas las clases (sólo en el futuro o incluso las reservas en el pasado). Después de alcanzar el máximo el cliente sólo puede cambiar o borrar reservas. Dos casillas de verificación determinan si personas están permitidas hacer una segunda reserva para la misma clase, y si la información de capacidad será visible para sus clientes. Tenga en cuenta que el sistema sólo puede determinar si alguien es "la misma persona" por su nombre de usuario. Así que si usted permite que personas creen su propio nombre de usuario (o si permite reservas anónimas), el sistema no puede evitar que se haga una segunda reserva mediante la creación de un segundo nombre de usuario.

La siguiente sección, "Overbooking", determina lo que ocurre cuando una ranura se llena. Las opciones son: simplemente negar la reserva, permitir sólo a si mismo (administrador) ignorar el límite, ignorar el límite enteramente, o crear una entrada en una lista de espera. La opción de la lista de espera es bastante sofisticada. Crea una lista de espera separada para cada evento y recuerda el orden en que personas entraron en la lista de espera. Si la casilla de verificación "Automáticamente colocar" está activada, el sistema automáticamente colocará la primera persona en lista de espera si alguien cancela. Más adelante, en pestaña "Proceso", puede especificar una notificación por correo.e que se enviará si eso sucede. Puede llegar a ser más complicado si permite múltiples reservas por persona. Puede permitir reservar múltiples plazas con una sola reserva, introduciendo un número diferente a 1 a la pregunta "¿Cuántas veces se puede reservar una ranura de tiempo al mismo tiempo por el mismo usuario?". En el diálogo "Nueva Reserva" aparecerá un campo "Cantidad" que permite a clientes entrar la cantidad de plazas que desean reservar. (Puede cambiar el nombre del campo "Cantidad" a algo que es más apropiado, como "Cantidad de plazas", pulsando el enlace "Personalizar" en pestaña "Proceso"). Si alguien solicita más plazas de las que están disponibles se pondrá en la lista de espera hasta que haya bastante plazas. Y si después alguien cancela, colocación automática sólo tendrá lugar si hay bastante plazas para satisfacer la solicitud de la primera persona en lista de espera. Como administrador, puede colocar a personas de la lista de espera cuando quiera, incluso si excede el límite establecido. Enseñaremos cómo hacerlo más adelante. Otra cosa a destacar es que la colocación automática obedecerá los límites de tiempo que puede configurar en pestaña "Proceso", así que si establece un límite de sólo permitir reservas hasta un día antes, la colocación automática acabará también en ese momento.

El encabezado "Lugar" le da una casilla de verificación para añadir un campo adicional para especificar el lugar. Esto se puede usar, por ejemplo, para especificar la clase si tiene varias clases. La interfaz de usuario también cambiará ligeramente para hacer sitio para la información adicional, y si publica su calendario para sincronizar con Google Calendar o Outlook esta información también se envía al campo de ubicación adecuada.

El campo "Precio" se analiza con más detalle en el tutorial de pagos. El valor es sólo un valor predeterminado que se puede ajustar para cada clase por separado. Por cierto, el establecimiento de un precio aquí no quiere decir que tiene que cobrar a través de la web, también simplemente puede mostrar un precio y arreglar pago de alguna otra manera. El encabezado "Duración" le permite establecer una duración predeterminada para ranuras, y modificar la interfaz de usuario en cuanto a mostrar tiempo. Redondear todas las duraciones a días enteros puede ser una buena idea si está usando SuperSaaS para cosas que duran varios días, como el alquiler de casas de vacaciones. Establecimiento de "Disponibilidad" se realiza en otra pantalla. Esto simplemente cambia el color en el horario, no impide que usted como administrador añada una clase en un domingo, por ejemplo, si usted mismo ha indicado que está cerrado el domingo. La información de disponibilidad se utiliza al crear una clase repetida, en ese caso el sistema saltará los días que está cerrado.


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